Gérer les notifications

Consulter les notifications

Depuis le menu latéral, accédez aux Paramètres.
Dans la rubrique Notifications, cliquez sur Les notifications.
La liste des notifications actives s'affiche.

Ce menu permet de consulter l'ensemble des notifications configurées sur un domaine. Elles sont organisées par contexte dans l'ordre de leur date de création.

De la même manière, en se rendant sur la fiche des éléments suivant, il est possible de consulter l'onglet Notifications afin de consulter les notifications configurées sur le contexte :

Formations
Sessions
Évaluations
Sessions d'évaluations
Cursus
Parcours

Ces menus s'affichent tous de la même manière. Ils organisent les notifications par thème et ordre de création.

Pour un même type de notification, si les paramètres sont identiques, une seule notification apparaît dans la liste. Si des paramètres différent, il y aura autant de notifications que de configurations.

Ces listes peuvent être filtrées en deux vues :

La vue À envoyer regroupe l'ensemble des notifications qui peuvent être envoyées sur le domaine ou le contexte.

Vue "à envoyer" sur un domaine

Affichage d'une notification

La vue Toutes regroupe toutes les notifications configurées sur le domaine ou contexte.

Vue "Toutes" sur un domaine

Dans la vue "Toutes", une notification affichée en gras correspond à la notification la plus proche du contexte, celle qui sera envoyée lors du traitement informatique.

Notifications identiques différenciées par leur contexte

Depuis ces listes, plusieurs actions sur les notifications sont disponibles en cliquant sur le menu à droite :

Menu contextuel

Prévisualiser : Cette action permet de visualiser le contenu de la notification.
Dupliquer : Cette action permet de créer une nouvelle notification ayant les mêmes paramètres que celle dupliquée.
Activer : Cette action permet d'activer la notification lorsque cette dernière est inactive.
Désactiver : Cette action permet de désactiver la notification lorsque cette dernière est active.
Supprimer : Cette action permet de supprimer définitivement la notification.

Personnaliser une notification

Sur la plateforme, créer une notification revient à personnaliser un type de notification déjà existant.

Personnaliser une notification sur un domaine

Personnaliser une notification sur un domaine permet de la faire hériter sur l'ensemble des formations, sessions, parcours et cursus de ce dernier.

Depuis le menu latéral, accédez aux Paramètres.
Dans la rubrique Notifications, cliquez sur Les notifications.
La liste des notifications actives s'affiche.
Cliquez sur Nouvelle personnalisation.
La liste de tous les types de notification s'affiche.
Liste des types de notification disponibles
Cliquez sur le type de notification que vous souhaitez personnaliser.
La page de la notification s'ouvre, comportant deux onglets. L'onglet Paramètres permet de gérer les conditions d'envoi de la notification tandis que l'onglet Contenu permet de personnaliser, dans toute les langues disponibles sur le domaine, l'objet et le corps du mail qui sera envoyé.
Fiche d'une notification
Complétez les paramètres généraux de la notification :
- Référence : Champ texte. Entrez le nom de la notification.
- Activer : Case à cocher. Cochez pour activer la notification.
- Envoyer une copie au hiérarchique des destinataires : Case à cocher. Cochez pour envoyer une copie au supérieur des destinataires. Si plusieurs personnes de la même équipes font partie des destinataires, alors le supérieur recevra autant de mail que de destinataires dans son équipe.
- Envoyer une copie au référent des destinataires : Case à cocher. Cochez pour envoyer une copie au référents des destinataires. Si plusieurs personnes du même groupe référent font partie des destinataires, alors le référent recevra autant de mail que de destinataires dans son groupe.
- Envoyer une copie au(x) responsable(s) de groupe : Case à cocher. Cochez pour envoyer une copie au(x) responsable(s) du ou des groupes dans lesquelles les destinataires sont. Si plusieurs personnes du même groupe font partie des destinataires, alors le responsable recevra autant de mail que de destinataires dans son groupe.
- Cc : Champ recherche. Ajoutez un ou plusieurs utilisateurs de la plateforme en copie du mail.
- Cci : Champ recherche. Ajoutez un ou plusieurs utilisateurs de la plateforme en copie invisible du mail.
- Stratégie d'envoi: Liste déroulante. Sélectionnez une option :
  - Messagerie interne et externe en mode différé : Les mails sont envoyés via les messageries interne et externe lors du traitement informatique du batch.
  - Messagerie interne et externe en mode opérateur : Les mails sont envoyés via les messageries interne et externe lors du traitement informatique du batch. En cas d'échec de l'envoi sur la messagerie externe, une copie du mail est envoyée à un opérateur.
  - Messagerie interne et externe en mode immédiat : Les mails sont envoyés via les messageries interne et externe immédiatement après leur création.
- Modèle : Liste déroulante. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez appliquer à votre mail. Si aucun modèle n'existe, ce champ n'apparaît pas sur la fiche.
Complétez les paramètres spécifiques. Ces paramètres différent selon le type de la notification, consultez la liste des paramètres spécifique ici.
Cliquez sur Enregistrer.
Ouvrez l'onglet Contenu pour personnaliser le corps du mail.
- Objet : Champ texte. Saisissez l'objet du mail. L'objet ne peut excéder 250 caractères.
- Corps : Éditeur de texte. Cliquez sur l'icône crayon pour modifier le contenu du mail et enregistrez. Pour plus d'information, consultez la section Modifier le contenu d'une notification.
Une fois les informations paramétrées, cliquez sur Enregistrer.
Un message s'affiche pour indiquer l'enregistrement des modifications. Si la syntaxe du contenu est incorrect, les informations ne sont pas enregistrées et le message indique l'emplacement de la ou des erreurs.
Vous pouvez également avoir un aperçu de votre notification en cliquant sur Prévisualiser. Cette action ne sera efficace que si la notifications a été enregistrée au préalable.

Personnaliser une notification sur un contexte précis

Vous pouvez également personnaliser une notification sur un contexte en particulier en vous rendant directement dans l'onglet Notifications du contexte en question et en répétant ces étapes.

Ajouter une pièce jointe

Lors de la personnalisation en HTML d'une notification, il est possible d'ajouter des pièces jointes de différents types ou provenant de différents sections de la plateforme.

Document placé au niveau de la formation

Pour ajouter un document présent dans l'onglet Documents de la fiche d'une formation. Saisissez la formule suivante :

[%ATTACH()[%URL du document%][%Nom du document%]%]

Document placé au niveau du serveur

Pour ajouter un document présent sur le serveur. Saisissez la formule suivante :

[%ATTACH()[%URL du document%][%Nom du document%]%]

Document de type rapport

Pour ajouter un document document de type rapport. Saisissez la formule suivante :

[%ATTACHHTMLDOCUMENT()[%ID du rapport%][%Nom du rapport%]%]

Ajouter un lien vers une session

Dans certaines notifications, il est possible d'ajouter un lien menant directement à la fiche d'une session de formation pour que les apprenants la consultent. Pour cela, ajoutez la formule suivante :

URL_de_la_page_d'accueil_depuis_un_profil_apprenant?idTraining=[%(Training.Id)%]&idTrainee=[%(Trainee.Id)%]&idTrainingSession=[%(TrainingSession.Id)%]

Dupliquer une notification

Dupliquer une notification permet de créer une notification avec les mêmes propriétés. Pour différencier la copie, la référence de cette dernière est suivi d'un chiffre indiquant son numéro.

Prérequis

La notification que vous souhaitez dupliquer doit exister.

Depuis le menu latéral, accédez aux Paramètres.
Dans la rubrique Notifications, cliquez sur Les notifications.
La liste des notifications actives s'affiche.
Cliquez sur le menu à droite de la notification que vous souhaitez dupliquer.
Cliquez sur Dupliquer.
Un message de confirmation s'affiche et la page de configuration de la notification s'ouvre.
Modifiez les informations.
Cliquez sur Enregistrer.

Pour un même contexte, si toutes les copies sont actives et contiennent strictement les mêmes informations, seule la dernière notification crée sera envoyée.

Surcharger une notification

Surcharger une notification consiste à désactiver une notification sur un contexte de configuration bas tout en gardant la notification active pour les contextes supérieur. Ainis

Accédez à l'onglet Notifications du contexte sur lequel vous souhaitez désactiver la notification
Dupliquez la notification souhaitée.
Ouvrez la notification dupliquée.
Désactivez la notification.

Paramétrer les conditions d'envoi d'une notification

Depuis le menu latéral, accédez aux Paramètres.
Dans la rubrique Notifications, cliquez sur Les notifications.
La liste des notifications actives s'affiche.
Cliquez sur la notification dont vous souhaitez paramétrer les conditions d'envoi.
La page de la notification s'ouvre.
Complétez les paramètres généraux de la notification :
- Référence : Champ texte. Entrez le nom de la notification.
- Activer : Case à cocher. Cochez pour activer la notification.
- Envoyer une copie au hiérarchique des destinataires : Case à cocher. Cochez pour envoyer une copie au supérieur des destinataires. Si plusieurs personnes de la même équipes font partie des destinataires, alors le supérieur recevra autant de mail que de destinataires dans son équipe.
- Envoyer une copie au référent des destinataires : Case à cocher. Cochez pour envoyer une copie au référents des destinataires. Si plusieurs personnes du même groupe référent font partie des destinataires, alors le référent recevra autant de mail que de destinataires dans son groupe.
- Envoyer une copie au(x) responsable(s) de groupe : Case à cocher. Cochez pour envoyer une copie au(x) responsable(s) du ou des groupes dans lesquelles les destinataires sont. Si plusieurs personnes du même groupe font partie des destinataires, alors le responsable recevra autant de mail que de destinataires dans son groupe.
- Cc : Champ recherche. Ajoutez un ou plusieurs utilisateurs de la plateforme en copie du mail.
- Cci : Champ recherche. Ajoutez un ou plusieurs utilisateurs de la plateforme en copie invisible du mail.
- Stratégie d'envoi: Liste déroulante. Sélectionnez une option :
  - Messagerie interne et externe en mode différé : Les mails sont envoyés via les messageries interne et externe lors du traitement informatique du batch.
  - Messagerie interne et externe en mode opérateur : Les mails sont envoyés via les messageries interne et externe lors du traitement informatique du batch. En cas d'échec de l'envoi sur la messagerie externe, une copie du mail est envoyée à un opérateur.
  - Messagerie interne et externe en mode immédiat : Les mails sont envoyés via les messageries interne et externe immédiatement après leur création.
- Modèle : Liste déroulante. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez appliquer à votre mail.
Complétez les paramètres spécifiques. Ces paramètres différent selon le type de la notification, consultez la liste des paramètres spécifique ici.
Une fois les conditions paramétrées, cliquez sur Enregistrer.

Modifier le contenu d'une notification

Par défaut, tous les types possèdent un texte adapté aux informations qu'ils communiquent, à chaque modification, ce contenu est mis à jour et stocké dans une base de données.

Depuis le menu latéral, accédez aux Paramètres.
Dans la rubrique Notifications, cliquez sur Les notifications.
La liste des notifications actives s'affiche.
Cliquez sur la notification dont vous souhaitez modifier le texte.
La page de la notification s'ouvre.
Ouvrez l'onglet Contenu.Onglet Contenu d'une notification
Modifiez l'objet du mail.
Cliquez sur l'icône crayon pour ouvrir l'éditeur.
Modifiez le contenu du mail.
ÉditeurPar défaut, l'éditeur "Design" s'ouvre, toutefois, vous pouvez éditer le code HTML du contenu en ouvrant l'éditeur HTMLVous pouvez modifier le texte et sa mise en forme ainsi que les variables dynamiques en cliquant sur l'icône des disques empilés dans la barre d'outils. Pour ajouter une image ou un document, cliquez sur les icône des gestionnaires d'images ou de documents.
Enregistrez vos modifications en cliquant sur l'icône disquette.
L'éditeur se ferme automatiquement
Vérifiez votre notification.
Cliquez sur Enregistrer.

Attention
La notification ne doit pas excéder 2 Mo.

Attention
La traduction du contenu de la notification n'est pas automatique. Pour une gestion multilingue, veillez à rédigez les notifications dans toute les langues souhaitées.

Remarque
Contactez-nous pour la création de documents HTML automatiquement joints à votre notification.

Insérer des champs de fusion

Des variables dynamiques, appelées champs de fusion, sont présentes dans le corps du mail afin de l'adapter au contexte dont il dépend.

Attention
Modifier les formules encadré de [% %] rendra le champ de fusion inutilisable. Par conséquent, veillez à ne pas modifier les modifier.

Formatage de la donnée « Duration »

La donnée « Duration » fait appel à la durée d'un élément de la formation. Elle peut être formatée de différentes manières en ajoutant les formats suivant à la formule [%(Training.Duration:format de la donnée)%] :

f : Durée en millisecondes
s : Durée en secondes
m : Durée en minutes
h : Durée en heures
d : Durée en jours
w : Durée en semaines
M : Durée en mois
y : Durée en années

Vérifier une notification

Vérifier une notification garantit la validité de la syntaxe de cette dernière. Une notification dont la syntaxe n'est pas valide ne sera pas envoyée.

Depuis le menu latéral, accédez aux Paramètres.
Dans la rubrique Notifications, cliquez sur Les notifications.
La liste des notifications actives s'affiche.
Cliquez sur la notification que vous souhaitez vérifier.
La page de la notification s'ouvre.
Cliquez sur Vérifier.
- Si la syntaxe est correcte, le message suivant s'affiche : La syntaxe est correcte.
- Si la syntaxe n'est pas valide, le message suivant s'affiche : Au moins une erreur de syntaxe trouvée : suivi d'une indication sur le problème de syntaxe.
Si la syntaxe n'est pas valide, corrigez la syntaxe avant toute autre action.

Remarque
Si vous ne parvenez pas à corriger la syntaxe, revenez au texte standard en créant une nouvelle notification du même type.

Supprimer une notification

Depuis le menu latéral, accédez aux Paramètres.
Dans la rubrique Notifications, cliquez sur Les notifications.
La liste des notifications actives s'affiche.
Cliquez sur le menu à droite de la notification que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur Supprimer.
Une fenêtre de confirmation s'ouvre.
Confirmez votre choix.
La notification n'apparaît plus dans la liste et un message de confirmation s'affiche.

Attention
Si une notification est configurées sur un contexte de haut niveau, sa suppression sera répercutée sur tous les niveaux inférieurs. En revanche, si une notification est configurée sur un niveau plus bas, sa suppression ne sera pas prise en compte sur les niveaux supérieurs.

Supprimer une notification sur les niveaux supérieurs

Accédez à l'onglet Notifications du contexte pour lequel vous souhaitez garder la notification.
Dupliquez la notification.
La page de la nouvelle notification s'ouvre.
Modifiez la référence.
Enregistrez.
Cliquez sur le menu de la notification configurée sur les niveaux supérieurs.
Cliquez sur Supprimer.
Une fenêtre de confirmation s'ouvre.
Confirmez votre choix.
La notification n'apparaît plus dans la liste et un message de confirmation s'affiche à l'écran.

Désactiver l'envoi d'une notification

Désactiver l'envoi d'une notification permet de mettre en pause la notification sans la supprimer.

Depuis le menu latéral, accédez aux Paramètres.
Dans la rubrique Notifications, cliquez sur Les notifications.
La liste des notifications actives s'affiche.
Cliquez sur la notification que vous souhaitez désactiver.
La page de la notification s'ouvre.
Décochez la case Activer.
Cliquez sur Enregistrer.

Attention
Si une notification est configurées sur un contexte de haut niveau, sa désactivation sera répercutée sur tous les niveaux inférieurs. En revanche, si une notification est configurée sur un niveau plus bas, sa désactivation ne sera pas prise en compte sur les niveaux supérieurs.

Désactiver une notification sur les niveaux supérieurs

Accédez à l'onglet Notifications du contexte pour lequel vous souhaitez garder la notification active.
Dupliquez la notification.
La page de la nouvelle notification s'ouvre.
Modifiez la référence.
Enregistrez.
Cliquez sur la notifications configurées sur les niveaux supérieurs.
Décochez la case Activer.
Enregistrez.

Envoyer manuellement des notifications

Cette procédure permet d'envoyer toutes les notifications contextualisées à une session et dont les conditions d'envoi sont remplies.

Depuis le menu latéral, accédez à l'Administration.
Dans la rubrique Formation, cliquez sur Les sessions.
Recherchez la session pour laquelle vous souhaitez envoyer les notifications.
Une fois la fiche de la session ouverte, ouvrez l'onglet Notifications.
La liste des notifications contextualisées à cette session s'affiche.
Liste des notifications contextualisées à une session
Cliquez sur Envoyer.
Une fenêtre de confirmation s'ouvre.
Confirmez votre choix.
Les notifications sont envoyées et un message de confirmation s'affiche.

Prévisualiser une notification

Il est possible d'avoir un aperçu des notifications sans les envoyer en les prévisualisant. Cette action permet, entre autres, de constater les incohérences du mail. Les champs de fusion sont automatiquement calculés selon le contexte de la prévisualisation. Cependant, si un champ de fusion dépend d'un contexte inférieur au contexte dans lequel se trouve l'utilisateur, il ne sera pas calculé.

Depuis le menu latéral, accédez aux Paramètres.
Dans la rubrique Notifications, cliquez sur Les notifications.
La liste des notifications actives s'affiche.
Cliquez sur la notification que vous souhaitez prévisualiser.
La page de la notification s'ouvre.
Ouvrez l'onglet Contenu.
Cliquez sur Prévisualiser.
La prévisualisation de la notifications s'ouvre.
Attention
Si vous avez effectué des modifications, veillez à les enregistrer avant de prévisualiser la notifications.

Historique de notifications

L'historique des notifications permet de consulter tous les mails envoyés sur la plateforme et de constater d'éventuelles erreurs d'envoi. La colonne État d'envoi indique si le mail a été envoyé. Il ne liste cependant que les notifications dont l'envoi a été déclenché par le batch.

Historique des notifications

Consulter l'historique des notifications non contextualisées

Depuis le menu latéral, accédez aux Paramètres.
Dans la rubrique Notifications, cliquez sur Historique de notifications.
Une page de recherche s'ouvre.
Recherchez la notification pour laquelle vous souhaitez consulter l'historique.
Vous pouvez également cliquer sur Rechercher pour afficher l'historique de l'ensemble des notifications non contextualisées.

Liste des notifications non-contextualisées

Consulter l'historique des notifications contextualisées

Accédez à la page du contexte pour lequel vous souhaitez consulter l'historique.
Ouvrez l'onglet Notifications.
Cliquez sur Historique.
L'historique des notifications contextualisées s'affiche.

Liste des notifications contextualisées à une session

Renvoyer un mail depuis l'historique des notifications

L'historique des notifications permet de déclencher l'envoi immédiat d'une ou plusieurs notifications. Ce renvoi peut être utile en cas d'erreur d'envoi totale ou partielle, cependant les notifications seront renvoyées à tous les destinataires de celle-ci, y compris ceux qui l'ont déjà reçue.

Dans l'historique des notifications, sélectionnez la ou les notifications que vous souhaitez renvoyer.
Cliquez sur Renvoyer.
Un message de confirmation s'affiche à l'écran.