Liste des notifications
Dans cette section, sont listées toutes les notifications de la plateforme avec pour chaque notification une explication des paramètres demandés et les propriétés disponibles pour la personnalisation.
Pour chacune d’entre elles, nous retrouvons un premier tableau regroupant les paramètres (les entités/objets de l’application) qu’il faut passer au mail pour sa construction.
Un deuxième tableau liste des propriétés dynamiques que l’utilisateur peut utiliser dans le contenu du mail afin de l’enrichir.
C’est un chapitre très technique qui nécessite des connaissances en informatique.
Paramètres généraux
Dans la plupart des notifications, nous passons des informations récurrentes :
Des paramètres principaux passés à la notification lors de la construction.
Des champs dynamiques, utilisable dans le sujet/corps de la notification.
Nous les expliquons dans ce chapitre afin de ne pas les répéter N fois dans la suite du document.
Paramètres passés au mail :
Nom du paramètre
Type
Description
Table
User
User
Destinataire
Dir_User
Training
Training
La formation
Cor_Training
TrainingSession
TrainingSession
La session de formation
Cor_TrainingSession
IdTrainingSession
Long
L’identifiant de la session de formation
Cor_TrainingSession
Localisations
String
Les lieux de la session de formation
Cor_TrainingSessionLocalisation
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Date du jour
TIME
DateTime
Calculé – Date d’envoi de la notification
Formation = Training
Training.Name
String
Nom de la formation
Training.Manager
String
Nom du responsable administratif – licence Finance
Training.EducationalManager
String
Nom du responsable pédagogique – licence Finance
Session = TrainingSession
TrainingSession.Name
String
Nom de la session
TrainingSession.StartedOn
DateTime
Date de début de la session
TrainingSession.FinishedOn
DateTime
Date de fin de la session
TrainingSession. TimeZonedPeriod
DateTime – format ‘n’
Date de début et de fin - concaténation des 2 dates ci-dessus (sans notion de fuseau horaire)
TrainingSession. TimeZonedPeriod
DateTime – format ‘o’
Date de début et de fin avec le fuseau horaire
TrainingSession. TimeZonedPeriod
DateTime – format ‘s’
Fuseau horaire de la session
TrainingSession.Manager
String
Nom du responsable administratif – licence Finance
TrainingSession.EducationalManager
String
Nom du responsable pédagogique – licence Finance
TrainingSession.Manager.Workphone
String
Téléphone fixe du responsable administratif– licence Finance
TrainingSession.Manager.MobilePhone
String
Téléphone mobile du responsable administratif – licence Finance
Destinataire = User
User.Name
String
Nom et prénom du destinataire
User.FirstName
String
Prénom du destinataire
User.LastName
String
Nom du destinataire
User.Login
Long
Identifiant
User.Mail
String
Adresse mail
[%ATTACHHTMLDOCUMENT()[% ID or ExternalId %][% Name %]%]
= Ajouter une pièce jointe de type Document HTML
String
Attacher un document dans la notification
Notifications alertes sur les cursus
Alerte : Annulation d’un parcours
Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur l’annulation d’un parcours. Elle est destinée principalement à des responsables ou des formateurs et non aux apprenants, destinataires possibles :
Responsable pédagogique du cursus
Responsable administratif du parcours
Formateurs du parcours
Apprenants
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs au parcours
Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié au parcours
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires après avoir annuler un parcours via l’interface avec le bouton Annuler sur la fiche d’un parcours OU à la suite du traitement automatique des parcours à annuler pendant le batch. Elle est envoyée qu’une seule fois pour un parcours. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.
Cette notification ne concerne pas les parcours supprimés.
Dans le cas d’une notification Annulation d’une s
ession de formation activée, celle-ci n’est pas envoyée si la notification d’annulation sur un parcours est aussi activée – même si le paramétrage est différent.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un parcours, d’un cursus ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction des modalités d'inscription au parcours.
Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour consulter la fiche du parcours côté Back Office pour un responsable.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
idCursusSession
Long
Identifiant du parcours (CursusSession)
Cur_CursusSession
Cursus
Cursus
Cursus
Cur_Cursus
CursusSession
CursusSession
Parcours
Cur_CursusSession
UrlBackOfficeCursusSession
String
Url vers la fiche du parcours côté back office
calculée
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Cursus
Paramètres généraux
Parcours = CursusSession
Paramètres généraux
Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :
Vous pouvez administrer le parcours via le lien suivant:
<a href="[%(UrlBackOfficeCursusSession)%]">Accéder à la fiche du parcours<strong>[%(CursusSession.Name)%]</strong></a>
Alerte : Confirmation de la tenue d’un parcours
Cette notification a pour but de prévenir des personnes qu’un parcours va se dérouler. Elle est destinée principalement à des responsables ou des formateurs et non aux apprenants, destinataires possibles :
Responsable pédagogique du cursus
Responsable administratif du parcours
Formateurs du parcours
Apprenants
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs au parcours
Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié au parcours
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications. Elle est envoyée qu’une seule fois pour un parcours. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.
Les parcours concernés sont ceux non commencées ET où la date de début atteint la date renseignée selon le paramétrage de la notification Nombre de jour avant la date de début du parcours (= date du jour – paramétrage). Un délai est ajouté également sur la récupération des parcours : + X jours de cela = X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un parcours, d’un cursus ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction des modalités d'inscription du parcours.
Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour consulter la fiche du parcours côté Back Office pour un responsable.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
IdCursusSession
Long
Identifiant du parcours (CursusSession)
Cur_CursusSession
Cursus
Cursus
Cursus
Cur_Cursus
CursusSession
CursusSession
Parcours
Cur_CursusSession
UrlBackOfficeCursusSession
String
Url vers la fiche du parcours côté back office
calculée
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Cursus
Cursus.Name
String
Nom du cursus
Parcours = CursusSession
CursusSession.StartedOn
DateTime
Date de début du parcours
CursusSession.FinishedOn
DateTime ?
Date de fin du parcours
CursusSession.Name
String
Nom du parcours
CursusSession.UserCount
int
Nombre d’inscrits
Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :
Vous pouvez administrer la session de formation via le lien suivant:
<a href="[%( UrlBackOfficeCursusSession)%]">Accéder à la fiche du parcours<strong>[%(CursusSession.Name)%]</strong></a>
Alerte : Créer un nouveau parcours avec des personnes en liste d’attente
Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur une création d’un parcours où il y a de la place disponible. Elle peut concerner plusieurs destinataires qui sont à déterminer dans le paramétrage de la notification, cependant, elle est destinée principalement à des responsables de cursus ou des formateurs et non aux apprenants :
Responsable pédagogique du cursus
Responsable administratif du parcours
Formateurs du parcours
Apprenants : ceux qui sont en liste d’attente
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions : nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs au parcours
Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié au parcours
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par personne pour un parcours où la capacité d’accueil n’est pas atteinte et qu’il existe des inscriptions en attente au niveau du cursus.
Vous pouvez définir plusieurs envois à des destinataires différents en différenciant le champ code sur la notification.
La notification peut être paramétrée en fonction du modalité d'inscription du parcours.
Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.
Utilisation d’un paramètre de configuration pour élargir la période d’envoi de la notification : Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours – par défaut 7 jours. En plus des conditions ci-dessus, les parcours concernés par cette notification sont ceux étant dans la période de recherche : la date de début du parcours doit être >= à la date calculée.
Date calculée = date du lancement du traitement batch – le nombre de jours
Exemple n°1 d’envoi :
Contexte pour 1 cursus
Ce cursus a 2 personnes en attente et aussi 1 parcours avec 3 personnes en attente
Création d’un parcours n°2, la capacité n’est pas atteinte pour celui-ci
La notification sera envoyée pour le parcours n°2
Exemple n°2 d’envoi :
Contexte pour 1 cursus
Ce cursus a 2 personnes en attente et aussi 1 parcours avec 3 personnes en attente :
Création d’un parcours n°2 le 14/10 la capacité n’est pas atteinte pour celui-ci
Création d’un parcours n°3, le 16/10 la capacité n’est pas atteinte pour celui-ci
Paramètre de configuration = 7 jours
Traitement par batch de l’envoi se fait le 22/10
Période de recherche : tous les parcours commençant le 15/10 ou APRES
La notification sera envoyée seulement pour le parcours n°3
Licence : Cursus
Paramètres passés au mail
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Cursus
Cursus
Le cursus
Cur_Cursus
CursusSession
CursusSession
Le parcours
Cur_CursusSession
UrlBackOfficeCursusSession
String
Url vers la fiche du parcours côté back office
Calculée
Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :
Vous pouvez administrer le parcours via le lien suivant:
<a href="[%(UrlBackOfficeCursusSession)%]">Accéder à la fiche du parcours<strong>[%(CursusSession.Name)%]</strong></a>
Alerte : Seuil d’apprenant en liste d’attente atteint sur un cursus
Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur les cursus où la liste d’attente a atteint le seuil. Elle peut concerner plusieurs destinataires qui sont à déterminer dans le paramétrage de la notification, cependant, elle est destinée principalement à des responsables de cursus et non aux apprenants :
Responsable pédagogique du cursus
Responsable administratif du parcours
Apprenants : ceux qui sont en liste d’attente
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions : nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs au parcours
Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié au parcours
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un champ est disponible sur la fiche d’un cursus permettant de définir le seuil d'alerte : Seuil d'apprenant en liste d'attente. Par conséquent, la notification concerne seulement les cursus ayant un seuil.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et lorsque le seuil de personnes en liste d'attente est atteint sur la liste d'attente d'un cursus (comprenant les listes d'attente des parcours du cursus). Le mail est envoyé une fois tous les x jours (x étant un paramètre de configuration – explication ci-dessous). Il est possible de définir plusieurs envois à des destinataires différents en différenciant le champ code.
Cette notification est paramétrable par domaine - cursus.
Utilisation d’un paramètre de configuration pour temporiser les envois de la notification : Délai en jours entre l'envoi de deux notifications d'alertes de seuil d'apprenant en liste d'attente – par défaut 7 jours.
Exemple:
Contexte avec 1 cursus avec un seuil de 5 personnes :
Ce cursus a 2 personnes en attente et 1 parcours avec 3 personnes en attente
Le seuil de 5 personnes est atteint pour ce cursus, la notification sera envoyée.
Licence : Cursus
Paramètres passés au mail
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Cursus
Cursus
Cursus
Cur_Cursus
UrlBackOfficeCursus
String
Url vers la fiche du cursus côté back office
calculée
Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :
Vous pouvez administrer le cursus via le lien suivant:
<a href="[%(UrlBackOfficeCursus)%]">Accéder à la fiche du cursus <strong>[%(Cursus.Name)%]</strong></a>
Alerte : Seuil de rentabilité non atteint sur un parcours
Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur le seuil d’un parcours non atteint afin de retarder ou reporter le parcours. Elle est destinée principalement à des responsables ou des formateurs et non aux apprenants, destinataires possibles :
Responsable pédagogique du cursus
Responsable administratif du parcours
Formateurs du parcours
Apprenants
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs au parcours
Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié au parcours
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un champ est disponible sur la fiche d’un parcours permettant de définir le seuil de rentabilité : Seuil de rentabilité.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications. Elle est envoyée qu’une seule fois pour un parcours. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.
Les parcours concernés sont ceux non commencés, ayant un seuil de rentabilité de renseigner ET où la date de début atteint la date renseignée selon le paramétrage de la notification Nombre de jour avant la date de début du parcours (= date du jour – paramétrage).
Un délai est mis en place également sur la récupération des parcours : il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un parcours, d’un cursus ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction des modalités d'inscription du parcours.
Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.
Licence : Cursus
Paramètres passés au mail : les mêmes que précédemment
Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux
Notifications alertes sur les formations
Alerte : Annulation de session
Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur l’annulation d’une session. Elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs mais peut être envoyée à d’autres destinataires :
Responsable pédagogique de la formation
Responsable administratif de la session
Formateurs de la session
Apprenants
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session
Lieu de formation : le mail du contact du lieu
Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié à la session
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires après avoir annuler une session via l’interface avec le bouton Annuler sur la fiche d’une session OU à la suite du traitement automatique des sessions à annuler pendant le batch. Elle est envoyée qu’une seule fois pour une session. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.
Dans le cas où un utilisateur annule une session ET qu’il n’y a pas de destinataires pour le mail, comme la session disparaît de l'interface, aucune notification ne sera envoyée pour cette session.
Cette notification ne concerne pas les sessions supprimées.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour consulter la fiche de la session côté Back Office pour un responsable.
Licence : Finance, pour l’envoi manuel via le bouton
Licence : Université, pour l’envoi par le batch via le traitement des sessions à annuler automatiquement
Paramètres passés au mail
Nom du paramètre
Type
Description
Table
idTrainingSession
Long
Identifiant de la session (TrainingSession)
Cor_TrainingSession
Training
Training
Formation
Cor_Training
TrainingSession
TrainingSession
Session
Cor_TrainingSession
UrlBackOfficeTrainingSession
String
Url vers la fiche de la session côté back office
calculée
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Formation = Training
Paramètres généraux
Session = TrainingSession
Paramètres généraux
Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :
Vous pouvez administrer la session de formation via le lien suivant:
<a href="[%(UrlBackOfficeTrainingSession)%]">Accéder à la fiche de la session <strong>[%(TrainingSession.Name)%]</strong></a>
Alerte : Annulation d’une inscription
Cette notification a pour but de prévenir les responsables de la formation lors d’une annulation faite par un apprenant. Elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs mais peut être envoyée à d’autres destinataires :
Responsable pédagogique de la formation
Responsable administratif de la session
Formateurs de la session
Apprenants
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons seulement la personne ayant effectué l’inscription annulée
Lieu de formation : le mail du contact du lieu
Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié à la session
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires après qu’un apprenant est annulé son inscription à une session de formation via l’interface avec le bouton Annuler ma formation sur la fiche de la session et qu’une seule fois pour une inscription, ou également par un responsable depuis une session.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour consulter la fiche de la session côté Back Office pour un responsable.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
idTrainingSession
Long
Identifiant de la session (TrainingSession)
Cor_TrainingSession
Training
Training
Formation
Cor_Training
TrainingSession
TrainingSession
Session
Cor_TrainingSession
UrlBackOfficeTrainingSession
String
Url vers la fiche de la session côté back office
Calculée
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début de l’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime ?
Date de fin de l’inscription
Trainee.CancelReason
String
Motif de l’annulation
Trainee.CancelDescription
string
Commentaire
Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :
Vous pouvez administrer la session de formation via le lien suivant:
<a href="[%(UrlBackOfficeTrainingSession)%]">Accéder à la fiche de la session <strong>[%(TrainingSession.Name)%]</strong></a>
Alerte : Confirmation de la tenue d’une session
Cette notification a pour but de prévenir des personnes qu’une session va se dérouler. Elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs mais peut être envoyée à d’autres destinataires :
Responsable pédagogique de la formation
Responsable administratif de la session
Formateurs de la session
Apprenants
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session
Lieu de formation : le mail du contact du lieu
Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié à la session
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications. Elle est envoyée qu’une seule fois pour une session. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.
Les sessions concernées sont celles non commencées ET où la date de début atteint la date renseignée selon le paramétrage de la notification Nombre de jour avant la date de début de la session (= date du jour – paramétrage).
Un délai est mis en place également sur la récupération des sessions : il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour consulter la fiche de la session côté Back Office pour un responsable.
Paramètres passés au mail : mêmes paramètres que l’annulation d’une session.
Champs dynamiques, utilisables dans le mail : mêmes champs dynamiques que l’annulation d’une session.
Alerte : Créer une nouvelle session avec des personnes en liste d’attente
Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur une création d’une session où il y a de la place disponible. Elle peut concerner plusieurs destinataires qui sont à déterminer dans le paramétrage de la notification, cependant, elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs mais peut être envoyée à d’autres destinataires:
Responsable pédagogique de la formation
Responsable administratif de la session
Formateurs de la session
Apprenants : ceux qui sont en liste d’attente
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session
Lieu de formation : le mail du contact du lieu
Organismes de formation : le mail du contact des organismes liés à la formation
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par personne pour une session où la capacité d’accueil n’est pas atteinte et qu’il existe des inscriptions en attente au niveau de la formation.
Il est possible de définir plusieurs envois à des destinataires différents en différenciant le champ code sur la notification.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Utilisation d’un paramètre de configuration pour élargir la période d’envoi de la notification : Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours – par défaut 7 jours. En plus des conditions ci-dessus, les sessions concernées par cette notification sont celles étant dans la période de recherche : la date de début de la session doit être >= à la date calculée.
Date calculée = date du lancement du traitement batch – le nombre de jours
Exemple n°1 d’envoi :
Contexte pour 1 formation
Cette formation a 2 personnes en attente et aussi 1 session avec 3 personnes en attente
-
Création d’une session n°2, la capacité n’est pas atteinte pour celle-ci
Exemple n°2 d’envoi :
Contexte pour 1 formation
Cette formation a 2 personnes en attente et aussi 1 session avec 3 personnes en attente :
Création d’une session n°2 le 14/10 la capacité n’est pas atteinte pour celle-ci
Création d’une session n°3, le 16/10 la capacité n’est pas atteinte pour celle-ci
Paramètre de configuration = 7 jours
Le traitement par batch de l’envoi se fait le 22/10
Période de recherche : toutes les sessions commençant le 15/10 ou APRES
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Training
Training
La formation
Cor_Training
TrainingSession
TrainingSession
La session de formation
Cor_TrainingSession
UrlBackOfficeTrainingSession
String
Url vers la fiche de la session côté back office
calculée
Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :
Vous pouvez administrer la session de formation via le lien suivant:
<a href="[%(UrlBackOfficeTrainingSession)%]">Accéder à la fiche de la session <strong>[%(TrainingSession.Name)%]</strong></a>
Alerte : La feuille d'émargement d'une séance n'a pas été déposée
Cette notification a pour but de prévenir un responsable de formation lorsqu’il manque la feuille d’émargement sur une séance présentielle d’une session. Elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs et non aux apprenants, destinataires possibles :
Responsable pédagogique de la formation
Responsable administratif de la session
Formateurs de la session
Apprenants
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session
Lieu de formation : le mail du contact du lieu
Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié à la session
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications. Elle est envoyée qu’une seule fois par séance et qu’une seule fois aux destinataires. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.
Dans le cas du batch qui ne tourne pas durant une période, nous n’envoyons pas plusieurs notifications mais qu’une seule notification regroupant TOUTES les séances d’une session n’ayant pas de documents.
Les séances concernées par cette notification – conditions :
La séance ne possède pas de documents associés dans l’onglet Présence de la session de formation.
La séance est terminée depuis x jours x étant la valeur de la propriété Nombre de jour après la date de fin de la séance.
La séance est terminée depuis moins de y jours y étant x + la valeur du paramètre de configuration Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours (par défaut, 7 jours).
La séance n’est pas archivée.
Dans le cas de plusieurs séances d'une même session remplissant les conditions ci-dessus, une seule notification sera envoyée avec toutes les informations des séances.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
idTrainingSession
Long
Identifiant de la session (TrainingSession)
Cor_TrainingSession
Training
Training
La formation
Cor_Training
TrainingSession
TrainingSession
La session de formation
Cor_TrainingSession
UrlBackOfficeTrainingSession
String
Url vers la fiche de la session côté back office
calculée
MeetingSessionsWithoutAttendance
List<MeetingSession>
Liste des séances concernées
calculée
Ce dernier paramètre représente la liste des séances concernées par la notification. C’est une liste d’objets MeetingSession. Pour récupérer les informations concernant chaque séance (propriétés), il faut utiliser une boucle pour chaque.
Alerte : Seuil d’apprenant en liste d’attente atteint sur une formation
Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur les formations où la liste d’attente a atteint le seuil. Elle peut concerner plusieurs destinataires qui sont à déterminer dans le paramétrage de la notification, cependant, elle est destinée principalement à des responsables de formation et non aux apprenants :
Responsable pédagogique de la formation
Responsable administratif de la session
Apprenants : ceux qui sont en liste d’attente
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session
Organismes de formation : le mail du contact des organismes liés à la formation
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un champ est disponible sur la fiche formation permettant de définir le seuil d'alerte : Seuil d'apprenant en liste d'attente. Par conséquent, la notification concerne seulement les formations ayant un seuil.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et lorsque le seuil de personnes en liste d'attente est atteint sur la liste d'attente d'une formation (comprenant les listes d'attente des sessions de la formation). Le mail est envoyé une fois tous les x jours (x étant un paramètre de configuration – explication ci-dessous). Il est possible de définir plusieurs envois à des destinataires différents en différenciant le champ code.
Cette notification est paramétrable par domaine - formation.
Utilisation d’un paramètre de configuration pour temporiser les envois de la notification : Délai en jours entre l'envoi de deux notifications d'alertes de seuil d'apprenant en liste d'attente – par défaut 7 jours.
Exemple d’envoi :
Contexte avec 1 formation avec un seuil de 5 personnes
Cette formation a 2 personnes en attente et 1 session avec 3 personnes en attente
Le seuil de 5 personnes est atteint pour cette formation, la notification sera envoyée.
Licence : Blended
Paramètres passés au mail
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Training
Training
Formation
Cor_Training
UrlBackOfficeTraining
String
Url vers la fiche de la formation côté back office
calculée
Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :
Vous pouvez administrer la session de formation via le lien suivant:
<a href="[%(UrlBackOfficeTraining)%]">Accéder à la fiche de la formation <strong>[%(Training.Name)%]</strong></a>
Alerte : Seuil de rentabilité non atteint sur une session
Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur le seuil d’une session non atteint afin de retarder ou reporter la session. Elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs et non aux apprenants, destinataires possibles :
Responsable pédagogique de la formation
Responsable administratif de la session
Formateurs de la session
Apprenants
Hiérarchique des apprenants
Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session
Lieu de formation : le mail du contact du lieu
Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié à la session
Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.
Un champ est disponible sur la fiche d’une session permettant de définir le seuil de rentabilité : Seuil de rentabilité.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications. Elle est envoyée qu’une seule fois pour une session. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.
Les sessions concernées sont celles non commencées, ayant un seuil de rentabilité de renseigner ET où la date de début atteint la date renseignée selon le paramétrage de la notification Nombre de jour avant la date de début de la session (= date du jour – paramètrage).
Un délai est mis en place également sur la récupération des sessions : il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
idTrainingSession
Long
Identifiant de la session (TrainingSession)
Cor_TrainingSession
Training
Training
Formation
Cor_Training
TrainingSession
TrainingSession
Session
Cor_TrainingSession
UrlBackOfficeTrainingSession
String
Url vers la fiche de la session côté back office
calculée
Notifications classe virtuelle
Invitation à une classe virtuelle
Cette notification a pour but d’envoyer une invitation à une personne participant à une classe virtuelle afin d’avoir automatiquement l’évènement dans son calendrier de sa boîte mail externe, sans avoir à cliquer sur un fichier ical. Elle concerne les inscrits à la séance de classe virtuelle et également les formateurs présentant la classe virtuelle.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications, qu’une seule fois par personne et par classe virtuelle selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle N jours avant le début de la session ou de la séance (par défaut : 14 jours).
Les séances aux classes virtuelles concernées sont toutes selon la condition d’envoi SAUF celles terminées !
Cette notification est paramétrable par domaine, formation, session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation côté d’un apprenant (depuis mes inscriptions) mais aussi côté formateur (depuis mes sessions).
Modifications
Ce type de notification génère un évènement dans une boîte mail externe. De ce fait, toute modification sur la séance de la classe virtuelle doit engendrer un autre envoi de cette même notification lors du batch le jour même de la modification.
Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode mis à jour dans le calendrier:
Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode suppression dans le calendrier :
Tracer les réponses
Comment tracer les réponses des personnes ayant reçu et répondu à l’invitation ? expliqué dans un autre chapitre
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Url
String
Lien vers la fiche de la formation Front Office pour un apprenant
Lien vers la fiche de la formation pour le suivi pour un formateur
Calculé
Training
Training
Formation concernée
TrainingSession
TrainingSession
Session de formation concernée
User
User
Utilisateur = destinataire du mail
Dto
InvitationVirtualClassroomNotificationDto
Dictionnaire d’informations sur la classe virtuelle
Explication du dictionnaire InvitationVirtualClassroomNotificationDto
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Dto.SessionId
Long
Identifiant de la session
Cor_MeetingSession
Dto.PlannedVirtualClassroomId
Long
Identifiant de la classe
Cor_MeetingSession
Dto.MeetingSessionStartedOn
DateTime
Date de début de la classe
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionFinishedOn
DateTime
Date de fin de la classe
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘n’
Date de début et de fin - concaténation des 2 dates ci-dessus (sans notion de fuseau horaire)
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘o’
Date de début et de fin avec le fuseau horaire
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘s’
Fuseau horaire de la séance
Cor_PlannedEvent
Dto.ComponentName
String
La nom de la classe
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
Dto.StudioOrOnlineId
Long
Identifiant de la classe dans le plan de formation (component)
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
Dto.PlannedVirtualClassroom
PlannedVirtualClassroom
Informations sur l’évènement de la classe
Cor_PlannedEvent
Pla_PlannedVirtualClassroom
Dto.UserId
Long
Identifiant du destinataire
Explication de l’objet PlannedVirtualClassroom
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Code
String
code
Pla_PlannedVirtualClassroom
Presenter
User
Informations sur le présentateur
Pla_PlannedVirtualClassroom
VirtualRoom
VirtualRoom
Information sur la salle
Dir_VirtualRoom
VirtualRoom.OptionalField1
String
Champ optionnel n°1
Dir_VirtualRoom
VirtualRoom.OptionalField2
String
Champ optionnel n°2
Dir_VirtualRoom
VirtualRoom.OptionalField3
String
Champ optionnel n°3
Dir_VirtualRoom
Champs dynamiques, utilisables dans le mail : en plus des principaux
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Classe virtuelle Message d’accueil
Dto.Description
string
Message d’accueil de la classe virtuelle
Rappel d’une classe virtuelle
Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur la réalisation d’une séance de classe virtuelle. Elle concerne les inscrits à la séance de classe virtuelle. Pour prévenir les formateurs, il faut activer une option dans la notification.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications. La notification est envoyée qu’une seule fois par personne selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle d’avertir l’apprenant N jours avant le début de la séance (par défaut : 14 jours).
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (invitation : le jour de l’inscription, rappel à J-1, le jour J, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation pour l’apprenant et ensuite à la classe virtuelle (élément du parcours de la formation).
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Link
String
Lien vers la fiche de la formation Front Office
Calculé
Trainee
Trainee
Inscription
Cat_Trainee
TraineeId
Long
Identifiant de l’inscription
Cat_Trainee
ComponentId
Long
Identifiant de la classe virtuelle
calculée
ComponentName
String
Nom de la classe virtuelle
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
StudioComponentId
Long
Identifiant de la classe virtuelle côté studio du plan de la formation
Stu_CourseComponent
Description
String
Message d’accueil de la classe virtuelle
Stu_CourseComponent
MeetingSessionStartedOn
DateTime ?
Date de début de la classe
Cor_PlannedEvent
MeetingSessionFinishedOn
DateTime ?
Date de fin de la classe
Cor_PlannedEvent
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début de l’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime ?
Date de fin de l’inscription
Classe virtuelle
Dto.Description
String
Message d’accueil de la classe virtuelle
Dto.MeetingSessionStartedOn
DateTime
Date de début de la classe
Dto.MeetingSessionFinishedOn
DateTime
Date de fin de la classe
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘n’
Date de début et de fin - concaténation des 2 dates ci-dessus (sans notion de fuseau horaire)
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘o’
Date de début et de fin avec le fuseau horaire
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘s’
Fuseau horaire de la classe
Dto.ComponentName
String
La nom de la classe
Notifications communauté
Demande d’inscription à un groupe communautaire
Cette notification a pour but de faire une demande d’inscription à un groupe communautaire privé aux responsables du groupe. Elle concerne essentiellement les responsables – champs Responsables dans la fiche du groupe.
Pour un groupe public, aucune notification n’est envoyée, la demande est acceptée automatiquement – exemple de groupe communautaire public : un blog.
Dans le cas d’aucun responsable, la notification n’est pas envoyée et un message avertit l’utilisateur courant.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires à chaque demande via le bouton S’inscrire sur la page de la liste des groupes communautaires.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail par défaut, des liens permettent de répondre à la demande :
Accepter : ce lien amène à envoyer une nouvelle notification (si celle-ci est active)
Refuser : ce lien amène à envoyer une nouvelle notification (si celle-ci est active)
Licence : Community
Paramètres passés au mail
Nom du paramètre
Type
Description
Table
SocialGroup
SocialGroup
Groupe communautaire
Dir_Group
Sender
User
Personne qui demande l’inscription
Dir_ User
UrlAccept
String
Lien pour accepter la demande
Calculé
UrlDeny
String
Lien pour refuser la demande
Calculé
User
User
Destinataire
Dir_User
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
SocialGroup
SocialGroup.Name
String
Nom du groupe communautaire
Destinataire = User
Voir les paramètres principaux
Demandeur = Sender
Sender.Name
String
Nom du demandeur
Inscription à un groupe communautaire acceptée
Cette notification est la suite de la notification précédente. En effet, si le responsable accepte la demande d’inscription, cette notification est envoyée au demandeur. Elle concerne essentiellement les personnes faisant des demandes d’inscription à un groupe communautaire – la demande étant acceptée.
Dans le cas où le demandeur est déjà inscrit, la notification n’est pas envoyée – même dans le cas où le demandeur est devenu responsable du groupe. Dans ces cas, un message l’indique à l’utilisateur courant.
Pour un groupe public, aucune notification n’est envoyée, la demande est acceptée automatiquement – exemple de groupe communautaire public : un blog
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires à chaque acceptation, en cliquant sur lien Accepter dans la notification de demande d’inscription.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
SocialGroup
SocialGroup
Groupe communautaire
Dir_Group
Url
String
Url d’accès à la page d’accueil du groupe
User
User
Destinataire
Dir_User
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
SocialGroup
SocialGroup.Name
String
Nom du groupe communautaire
Destinataire = User
Voir les paramètres principaux
Inscription à un groupe communautaire refusée
Cette notification est la suite de la notification précédente. En effet, si le responsable refuse la demande d’inscription, cette notification est envoyée au demandeur. Elle concerne essentiellement les personnes faisant des demandes d’inscription à un groupe communautaire – la demande étant refusée.
Dans le cas où le demandeur est déjà inscrit, la notification n’est pas envoyée – même dans le cas où le demandeur est devenu responsable du groupe. Dans ces cas, un message l’indique à l’utilisateur courant.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires à chaque refus, en cliquant sur lien Refuser dans la notification de demande d’inscription.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
SocialGroup
SocialGroup
Groupe communautaire
Dir_Group
User
User
Destinataire
Dir_User
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
SocialGroup
SocialGroup.Name
String
Nom du groupe communautaire
Destinataire = User
Voir les paramètres principaux
Invitation à un groupe communautaire
Cette notification a pour but d’inviter une personne à s’inscrire à un groupe communautaire via un import de membres sur un groupe communautaire. Lors de l’import, elle concerne essentiellement les personnes faisant partie du scope du privilège : Voir les utilisateurs, de l’utilisateur courant.
Cette notification est active que dans le cas où il faut avoir une confirmation de l’invité. En effet, pour utiliser ce système d’inscription, un paramètre de configuration doit être activé : L'inscription d'un membre à un groupe communautaire requiert la validation de l'invité. Si ce n’est pas le cas, la notification n’est pas utilisée lors de l’import de membres.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires à chaque import de membres.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accepter la demande.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
SocialGroup
SocialGroup
Groupe communautaire
Dir_Group
Sender
User
Personne qui invite
Dir_ User
User
User
Destinataire, personne invitée
Dir_User
Url
String
Url de la page pour accepter l’invitation
Calculé
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
SocialGroup
SocialGroup.Name
String
Nom du groupe communautaire
SocialGroup.Members
IList<User>
Membres du groupe
Destinataire = User
Voir les paramètres principaux
Sender
Sender.Name
String
Nom de l’invité
Sender.FirstName
String
Prénom de l’invité
Sender.LastName
String
Nom de l’invité
Notification d’un nouveau message dans un fil de discussion
Cette notification a pour but de prévenir des participants à un fil de discussion d’un nouveau message posté. A chaque message posté, tous les autres participants du fil reçoivent un mail de notification.
Cette notification sert pour un fil de discussion dans 2 cas :
Un mail de ce type est envoyé immédiatement lors d’un nouveau message posté.
Si un participant est supprimé du fil de discussion, il ne reçoit plus de mails. Par contre, il a toujours accès au fil de discussion et peut toujours saisir des messages. La saisie d'un message le fait entrer de nouveau dans la discussion, et dans ce cas, il recevra de nouveau les mails sur ce fil.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Creator
User
Créateur du fil de discussion
ConversationLog (voir ci-dessous)
ConversationLog
Informations sur le fil de discussion
Url
String
Lien d’accès au forum
User
User
Destinataire
Dir_User
EntityName
String
Le nom de la ressource cas pratique
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Creator
User
Créateur du fil de discussion
ConversationLog (voir ci-dessous)
ConversationLog
Informations sur le message posté pour le fil de discussion
Com_ConversationLog
Url
String
Lien d’accès à l’étape de validation où le fil de discussion apparaît
User
User
Destinataire
Dir_User
TrainingDescription
String
La description de la formation souhaité lors de la demande hors catalogue
OU
Le nom de la formation lors d’une demande catalogue
Cat_RegistrationItem
Recipients
String
Liste des participants – séparés par une virgule
RegistrationCreator
User
Le créateur de la demande
Wor_Step
Nom du paramètre
Type
Description
Table
PostDate
DateTime?
Date du message posté
Com_ConversationLog
Participant
Participant
Participant
Com_ConversationLog
Message
String
Le message
Com_ConversationLog
Attachments
IList<Document>
Liste des documents joints
Com_ConversationLogDocument
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Destinataire = User
Voir les paramètres principaux
Lien vers le fil de discussion
Url
string
Url du fil de discussion
Nom du fil de discussion
EntityName
string
Nom du fil de discussion
L’accès au fil de discussion le lien permet d’atterrir directement dans l’étape OF du processus où le fil se trouve – côté demande d’inscription.
Notification d’un nouveau message dans un forum
Cette notification a pour but de prévenir les participants à un sujet d’un forum d’un nouveau message posté. En effet, à chaque message posté, tous les abonnés au sujet reçoivent un mail de notification. Pour que cette notification soit active, il faut obligatoirement que le système d’abonnement soit activé dans l’application.
Explication du principe d’abonnement à un forum :
Il s’agit de donner la possibilité de suivre toutes les réponses données à un fil de discussion en gérant un système d’abonnement. Il n’est pas nécessaire d’être l’auteur d’un message pour le suivre. L’abonnement est individuel. Ce système d’abonnement est actif via un paramètre de configuration : Mode d'abonnement aux événements sur un sujet, par défaut c’est Aucun abonnement.
2 possibilités :
Abonnement automatique : le créateur d’un sujet est abonné automatiquement à son sujet. Ensuite, les utilisateurs postant un message devient aussi abonné automatiquement.
Abonnement manuel : pour tous les utilisateurs, l’abonnement doit se faire à partir d’un bouton S’abonner. Sur l’interface de consultation d’un sujet, l’utilisateur dispose d’un bouton d’abonnement. Si l’utilisateur est déjà abonné, un bouton pour se désabonner est affiché.
Si un participant se désabonne du sujet, il ne reçoit plus de mails.
Cette notification sert essentiellement pour les sujets des forums de l’application et concerne seulement les abonnés.
Un mail de ce type est envoyé immédiatement lors d’un nouveau message posté.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Forum
Forum
Forum
Com_Forum
Post
Post
Message
Com_ForumPost
Url
String
Lien d’accès au sujet du forum
Calculé
User
Voir les paramètres principaux
Password
Voir les paramètres principaux
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Destinataire = User
Voir les paramètres principaux
Forum
Forum.Name
String
Nom du forum
Message = Post
Post.Name
String
Nom du post
Post.Description
String
Message du post
Post.User
User
Auteur du post
Post.CreatedOn
DateTime
Date de publication = date de création du message
Notification de messages non lus dans les conversations
Cette notification a pour but de prévenir des personnes ayant des messages non lus dans leurs conversations.
Cette notification sert essentiellement à la fonctionnalité conversation. Un mail de ce type est envoyé par le batch et qu’une seul fois aux personnes. Cette notification est paramétrable par domaine.
Si un participant est supprimé de la conversation, il ne reçoit plus de mails.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
User
User
Utilisateur
Dir_User
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Destinataire = User
Voir les paramètres principaux
Nombre de conversations concernées
UnreadConversationsCount
int
Nombre de conversations concernées
Lien vers les conversations
LinkToConversations
String
Lien vers la page des conversations de l’utilisateur
Notification d'activité dans un forum
Cette notification a pour but de prévenir les utilisateurs membres d’un groupes communautaires de nouvelles activités dans un forum.
La notification est personnalisable par domaine et s’applique sur le domaine de gestion du groupe communautaire.
La notification est envoyée aux membres et responsables du groupe communautaire, sauf au créateur du message.
Si un responsable est également membre du groupe, il ne reçoit la notification qu’une seule fois.
La notification est déclenchée sur les cas suivants :
La liste des informations disponibles qui peuvent être insérées dans le corps du mail sont :
Celles liées au groupe communautaire. (Nom technique = ‘SocialGroup’)
Celles liées au forum (Nom technique = ‘Forum’)
Celles liées au message (Nom technique = ‘Post’)
Celles liées à l’auteur (Nom technique = ‘User’)
L’url d’accès au message en question (Nom technique = ‘Url’)
Celles liées à la session (Nom technique = ‘Session’, exemple : Session.Training.Name renvoie le nom de la formation)
Cette notification est envoyée juste après la création du message. Celle-ci ne nécessite pas un traitement batch
Notifications cursus
Ces notifications sont rattachées à la licence Cursus.
Confirmation d’inscription à un parcours
Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a été inscrit à un parcours d’un cursus. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs du parcours.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.
Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par apprenant pour un parcours. Les parcours concernés sont ceux ayant une inscription il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
Pour information, pour ne pas envoyer de notifications en doublon et éviter de polluer la boîte mail des utilisateurs, cette notification est envoyée MAIS celles concernant une session de formation Confirmation à une session de formation si activée ne seront pas envoyées.
Les notifications peuvent être paramétrées en fonction des modalités d'inscriptions liées au parcours.
Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
User
User
Destinataire
Dir_User
IdCursusSession
Long
Identifiant du parcours
Cur_CursusSession
CursusSession
CursusSession
Le parcours
Cur_CursusSession
CursusTrainee
CursusTrainee
L’inscription au parcours
Cur_CursusTrainee
Cursus
Cursus
Le cursus du parcours
Cur_Cursus
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Cursus
Cursus.Name
String
Nom du cursus
Parcours = CursusSession
CursusSession.Name
String
Nom du parcours
CursusSession.StartedOn
DateTime
Date de début
CursusSession.FinishedOn
DateTime
Date de fin
Destinataire = User
Voir les paramètres principaux
Inscription = CursusTrainee
CursusTrainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
CursusTrainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Annulation d’inscription à un parcours
Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a été désinscrit à un parcours d’un cursus. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs du parcours.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications pour toutes les inscriptions supprimées à des parcours.
Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par apprenant pour un parcours si et seulement si l’apprenant a reçu la notification de confirmation (la notification précédente). Les parcours concernés sont ceux ayant une inscription il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
Pour information, pour ne pas envoyer de notifications en doublon et éviter de polluer la boîte mail des utilisateurs, cette notification est envoyée MAIS celles concernant une session de formation Annulation d’inscription à une session de formation si activée ne seront pas envoyées.
La notification peut être paramétrée en fonction des modalités d'inscriptions liées au parcours.
Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : confirmation.
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : confirmation.
Notifications évaluations
Ces notifications sont rattachées à la licence Evaluation
Compléter une évaluation
Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a une évaluation à compléter. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à des évaluations et qui n’ont pas encore commencé leur évaluation – envoi en copie possible aux hiérarchiques ou aux évaluateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une évaluation. Les sessions de formation concernées sont celles qui ont des inscriptions à des évaluations commencées durant la période de date du batch – X jours ET date du batch – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
Cette notification est paramétrable par domaine – évaluation – session d’évaluation.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder directement à l’évaluation – c’est un raccourci rapide pour l’apprenant.
Comme pour toute les autres notifications, la date prise en compte est celle enregistrée en base de données : date UTC. Ainsi, une évaluation qui commence le 12/05 à 00h00 est enregistrée au 11/05 à 22h00 en base de données et par conséquent, le mail part le 11/05 au lieu du 12/05. Pour une session avec comme date de début 11/05 02:00, les mails ne sont pas envoyés la veille.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
EvaluationTrainee
EvaluationTrainee
Inscription à l’évaluation
Ass_EvaluationTrainee
IdEvaluationSession
Long
Identifiant de la session
Ass_EvaluationTrainee
EvaluationSession
EvaluationSession
Session d’évaluation
Ass_EvaluationSession
Evaluation
Evaluation
Evaluation
Ass_Evaluation
User
Voir les paramètres principaux
UrlMyEvaluations
String
Lien vers mes évaluations
Calculé
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Destinataire = User
Voir les paramètres principaux
Evaluation
Evaluation.Name
String
Nom de l’évaluation
Session d’évaluation = EvaluationSession
EvaluationSession.Name
String
Nom de la session
EvaluationSession.StartedOn
DateTime
Date de début de la session
EvaluationSession.FinishedOn
DateTime
Date de fin de la session
Lien
UrlMyEvaluations
String
Lien vers les évaluations du destinataire
Dans le contexte de la passation contrôlée – réception d’un mail à un utilisateur non connu de la plateforme Xperience, voici les informations disponibles pour le contenu du mail :
[%DATASOURCE(Source1,Syfadis.Assessment.EvaluationTrainees.IEvaluationTraineeService,AssertTraineeCanLogin)[%(EvaluationTrainee.Id)%]%
Grâce à ceci, vous pouvez utiliser à volonté :
[%(EvaluationTrainee.Login)%] et [%(EvaluationTrainee.Password)%].
Mail envoyé à l’évaluateur quand une évaluation est terminée
Cette notification a pour but de prévenir les évaluateurs quand un apprenant a terminé son évaluation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les évaluateurs des sessions d’évaluations – envoi en copie possible aux hiérarchiques des apprenants.
Un mail de ce type est envoyé à la fin de l’évaluation d’un apprenant.
Cette notification est paramétrable par domaine – évaluation – session d’évaluation.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder au suivi de l’évaluation de l’apprenant – c’est un raccourci rapide pour l’évaluateur.
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation.
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation.
Relance d’un apprenant n’ayant pas terminé son évaluation
Cette notification a pour but de prévenir les apprenants ayant des évaluations à terminer sur des sessions non terminées. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants à des évaluations – envoi en copie possible aux hiérarchiques ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.
Pour cette relance, les inscriptions concernées aux évaluations sont celles n’étant pas terminées (progression non complète), ET démarrées ou non selon le paramétrage Ne pas envoyer les relances aux utilisateurs ayant démarrés, ET correspondant à la période d’envoi avec le paramétrage sur la notification Nombre de jours après la date de début d’inscription à l’évaluation OU de session:
Et les sessions de formation concernées sont celles qui sont commencées ET non terminées.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : à J+1, à J+2, etc.) au niveau d’une session, d’une évaluation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
Les notifications peuvent être paramétrées en fonction des modalités d'inscription de la session d’évaluation.
Cette notification est paramétrable par domaine – évaluation – session d’évaluation.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder directement à la liste des évaluations – c’est un raccourci rapide pour l’apprenant.
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation.
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation.
Certificat d’une evaluation
Cette notification a pour but de transmettre en pièce jointe le certificat d’une évaluation à une personne. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à une session d’évaluation – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications ET si et seulement si l’option Envoyer par mail est activée dans la notification. Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par apprenant et sur certaines conditions à renseigner dans le paramétrage de la notification.
Explication des conditions pour obtenir le certificat :
Score dépassé : saisie d’un score en % à atteindre par l’apprenant (avoir la notion de score obligatoirement pour utiliser cette condition).
L’apprenant a réussi son évaluation = en succès (avoir un score de succès obligatoirement pour utiliser cette condition).
OU encore :
Ces conditions sont additionnées : c’est bien un ‘ET’, exemple : score + succès coché, il faut bien les 2 conditions pour obtenir/envoyer le certificat.
Les sessions prises en compte dans le traitement d’envoi de la notification sont celles où des inscriptions ont commencées. Ensuite, seules les inscriptions non certifiées sont prises en compte lors de l’envoi de la notification – colonne Certificated de la table Ass_EvaluationTrainee.
Le document joint est au format PDF (transformation d’une page HTML en PDF).
La notification peut être paramétrée en fonction de la modalité d'inscription de la session d’évaluation.
Cette notification est paramétrable par domaine – évaluation – session.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
IdConfig
Long
Identifiant de la notification afin de générer le certificat
Not_Config
IdTrainee
Long
Identifiant de l’inscription
Ass_EvaluationTrainee
Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Certificat en pièce jointe
[%DATASOURCE(fileCertification, Syfadis.Analysis.Reports.IReportService, GenerateReportEvaluationCertification)[%(idConfig)%][%(idTrainee)%]%] [%ATTACH()[%(fileCertification)%][% Certificat %]%]
String
Information technique pour permettre de joindre facilement le document Certificat à la notification
Evaluations des formations
Ces notifications sont rattachées à la licence Evaluation de formation.
Compléter une évaluation de formation
Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a une évaluation à réaliser. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à une évaluation de formation – envoi en copie possible aux hiérarchiques ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une évaluation. Les sessions de formation concernées sont celles qui sont commencées ET commencées dans les X jours avant la date du batch – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
Les notifications peuvent être paramétrées en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session de formation.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder directement à la fiche de l’évaluation côté apprenant.
Explication de différents cas :
Dans le cas où le mail a été envoyé aux apprenants, si un responsable modifie le formateur au niveau de la session d’évaluation, ce dernier ne recevra pas le mail vu que les apprenants – destinataires principaux – ont déjà été prévenus.
Dans le cas d’un processus d’évaluation de formation ET l’évaluation est paramétré que pour les apprenants, un mail est envoyé aux apprenants. X jours après, si un responsable coche l’option les formateurs à cette évaluation, le mail sera aussi envoyé.
Dans le cas d’une notification activée tard dans le temps (3 mois après les évaluations par exemple), les inscriptions terminées (date de fin) à une évaluation de formation n’ayant pas reçu auparavant la notification ne seront pas prises en compte pour un éventuel envoi
Licence : TrainingEvaluation
Paramètres passés au mail
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Evaluation
TrainingEvaluationTrainee
Inscription à l’évaluation
Ass_TrainingEvaluationTrainee
TrainingSession
TrainingSession
Session de la formation liée à l’évaluation
Cor_TrainingSession
Trainee
Trainee
Inscription à la session
Cat_Trainee
UrlAccess
String
Lien vers mes évaluations
Calculé à partir de l’url d’accès vers l’exterieur dans le cas d’envoi de mail vers l’exterieur – paramètre de configuration
User
Voir les paramètres principaux
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Destinataire = User
Voir les paramètres principaux
Session = TrainingSession
TrainingSession.Name
String
Nom de la session
TrainingSession.StartedOn
DateTime
Date de début de la session
TrainingSession.FinishedOn
DateTime
Date de fin de la session
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Nom de la séance
Evaluation.MeetingSession.Name
string
Nom de la séance concernée quand l’évaluation concerne une séance
Nom de l’évaluation
Evaluation.StepDetails.Name
string
Nom de l’évaluation de la formation
Url d’accès
UrlAccess
String
Lien vers les évaluations du destinataire
Début de validité
Evaluation.StartedOn
DateTime
Date de début de l’inscription à l’évaluation = date du jour du batch lors de la création de l’inscription
Fin de validité
Evaluation.FinishedOn
DateTime
Date de fin de l’inscription à l’évaluation = cette date est calculée selon la date de début d’inscription + la durée de disponibilité de l’évaluation de formation
Relance d’un utilisateur n’ayant pas terminé son évaluation de formation
Cette notification a pour but de prévenir les apprenants ayant des évaluations à terminer. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants à des évaluations de formation liées à des sessions – envoi en copie possible aux hiérarchiques ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.
Pour cette relance, les inscriptions concernées aux évaluations sont celles n’étant pas réalisées (progression non complète) ET correspondant à la période d’envoi avec le paramétrage sur la notification Nombre de jours après la date de début d’inscription à l’évaluation. Et les sessions de formation concernées sont celles qui sont commencées ET commencées dans les X jours avant la date du batch – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : à J+1, à J+2, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
Les notifications peuvent être paramétrées en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session de formation.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder directement à la fiche de l’évaluation côté apprenant.
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation de formation.
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation de formation.
Notifications formateurs
Annulation de la convocation du formateur
Cette notification a pour but de prévenir un formateur que la session de formation où la séance qu’il anime est annulée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les formateurs.
Les évènements déclencheurs qui envoi un mail de ce type :
la suppression d’une session
l’annulation d’une session
la suppression d’une séance
la suppression du formateur sur une séance
la date de fin d'une séance ou de la session
L’annulation signifie une suppression OU une annulation d’une session, OU une suppression d’une séance présentielle.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par personne si et seulement si la notification de convocation ai été envoyée auparavant aux destinataires – cette dernière doit être active. Par conséquent, elle est envoyée après la convocation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Dans le contenu du mail par défaut, nous affichons les informations de la session mais également des informations de TOUTES les séances OU classes virtuelles de la session.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Link
String
Lien vers l’onglet Contenu de la formation de la session concernée
Calculé
Dto
ConvocationForTutorDto
Dictionnaire de diverses propriétés
Calculé
Explication du dictionnaire ConvocationForTutorDto
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Dto.IsElearning
boolean
Oui ou non la session est de type e-learning
Calculé avec toutes les séances de la session
Dto.Trainees
String
Chaîne de caractères pour afficher la liste des inscrits à la session
Calculé
Dto.SynchronousClassrooms
List<SynchronousClassroomDto>
Liste des séances ou classes virtuelles de la session
Calculé
Dto.TutorId
Long
Identifiant d’un formateur – champ technique pour calculer les iCalendar d’une séance (ics)
Calculé
Explication du dictionnaire SynchronousClassroomDto
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Dto.AddressUrl
String
Lieu de la séance
Calculé
Dto.MeetingSessionStartedOn
DateTime
Date de début de la séance
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionFinishedOn
DateTime
Date de fin de la séance
Cor_PlannedEvent
Dto.Tutors
String
La liste des formateurs de la séance
Calculé
Dto.MeetingSession
MeetingSession
Les informations sur la séance
Cor_PlannedEvent
Dto.AddressName
String
Le nom du lieu
Dir_Group
Dto.AddressStreet
String
L’adresse du lieu
Dir_Group
Dto.AddressCity
String
La ville du lieu
Dir_Group
Dto.Room
String
La liste des salles
Com_PlannedEventMaterial
Dto.Material
String
La liste des materiels
Com_PlannedEventRoom
Dto.AccessIndicationUrl
String
Le plan d’accès du lieu de la séance
Calculé
Dto.ComponentName
String
La nom de la séance
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
Dto.ComponentId
Long
Identifiant
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
Dto.Trainees
String
La liste des inscrits à la séance
Calculé
Dto.ResourceType
String
Type : séance ou classe virtuelle
Calculé
Dto.TutorId
Long
Identifiant d’un formateur – champ technique
Dto.IsElearning
boolean
Oui ou non la séance est e-learning
Calculé
Ceux des principaux essentiellement.
Convocation du formateur
Cette notification a pour but de prévenir un formateur d’une session à animer. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les formateurs des séances et aussi ceux de la session (dans le cas d’autres saisis).
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par formateur sur les sessions de formation dont il est formateur. Les sessions de formation concernées sont celles non supprimées qui débutent dans X jours suivant la date du batch – X désigne le paramètre de la notification Nombre de jours avant le début de la session (par défaut : 14 jours).
Les séances affichées dans la notification sont triés par date de début de séance.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente
Modification de la convocation du formateur
Cette notification a pour but de prévenir un formateur d’une session qu’une modification a eu lieu. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les formateurs.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications aux personnes concernées (1 envoi par personne) si et seulement si la notification de convocation ai été envoyée auparavant aux destinataires – cette dernière doit être active. Par conséquent, elle est envoyée après la convocation.
Les séances affichées dans la notification sont triés par date de début de séance.
Les conditions d’envoi sont à choisir lors de la conception de la notification – au moins une condition doit être sélectionnée (option obligatoire).
Les conditions qui enclenchent un envoi de mail :
Changement de dates (session ou évènement – la date de début, de fin ou fuseau horaire)
Changement de lieux (évènement) : l'ajout ou la modification d'un lieu sur un événement
Changement de salles (évènement) : l'ajout ou la modification d'une salle sur un événement
Changement de formateurs (évènement présentiel) : l'ajout ou la modification d'un formateur sur un événement
Dans le cas de l’option Changement de formateurs non cochée, l'ajout ou la suppression d'un formateur sur une séance donnée ne provoquera pas l'envoi de cette notification.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente.
Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente.
Rappel d’animation d’une classe virtuelle
Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur l’organisation d’une séance de classe virtuelle. Elle concerne principalement les formateurs qui animent des séances de type classe virtuelle.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications. La notification est envoyée qu’une seule fois par personne selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle Jour(s) avant, avertir le formateur du début de la classe virtuelle (par défaut : 14 jours).
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : le jour de l’inscription, à J-1, le jour J, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation pour le formateur et ensuite à la classe virtuelle (élément du parcours de la formation).
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Link
string
Lien vers la fiche de la formation Front Office
Calculé
Trainee
Trainee
Inscription
Cat_Trainee
TraineeId
Long
Identifiant de l’inscription
Cat_Trainee
ComponentId
Long
Identifiant de la classe virtuelle
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
ComponentName
String
Nom de la classe virtuelle
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
StudioComponentId
Long
Identifiant de la classe virtuelle côté studio du plan de la formation
Stu_CourseComponent
Description
String
Message d’accueil de la classe virtuelle
Stu_CourseComponent
MeetingSessionStartedOn
DateTime ?
Date de début de la classe
Cor_PlannedEvent
MeetingSessionFinishedOn
DateTime ?
Date de fin de la classe
Cor_PlannedEvent
PlannedVirtualClassroom
PlannedVirtualClassroom
La classe virtuelle
Cor_PlannedEvent
Material
String
La liste des materiels de la séance
Com_PlannedEventMaterial
Trainees
String
La liste des participants – inscrits à la séance
Cat_Trainee
Tutors
String
La liste des formateurs à la séance – nom complet
Cor_MeetingSessionTutor
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début de l’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime ?
Date de fin de l’inscription
Classe virtuelle Description
Dto.Description
String
Message d’accueil de la classe virtuelle
Paramètres
Dto.PlannedVirtualClassroom.VirtualRoom.OptionalField1
String
Champ optionnel n°1
Dto.PlannedVirtualClassroom.VirtualRoom.OptionalField2
String
Champ optionnel n°2
Dto.PlannedVirtualClassroom.VirtualRoom.OptionalField3
String
Champ optionnel n°3
Rappel d’animation d’une séance présentielle
Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur l’organisation d’une séance présentielle. Elle concerne principalement les formateurs qui animent des séances présentielles.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications. La notification est envoyée qu’une seule fois par personne selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle jour(s) avant, avertir le formateur du début de la séance présentielle (par défaut : 14 jours).
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : le jour de l’inscription, à J-1, le jour J, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation pour le formateur et ensuite à la séance présentielle (élément du parcours de la formation).
Nom du paramètre
Type
Descriptio
Table
Link
String
Lien vers la fiche de la formation Front Office
Calculé
Dto
PresentialDto
Dictionnaire d’informations sur la séance
Cor_PlannedEvent
Cor_MeetingSession
Explication du dictionnaire PresentialDto
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Dto.MeetingSessionId
Long
Identifiant de la séance
Cor_MeetingSession
Dto.AddressUrl
String
Lieu de la séance
Calculé
Dto.MeetingSessionStartedOn
DateTime
Date de début de la séance
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionFinishedOn
DateTime
Date de fin de la séance
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionStartedOnText
String
Date de début de la séance avec les heures (DT)
Calculé
Dto.MeetingSessionFinishedOnText
String
Date de fin de la séance avec les heures (DT)
Calculé
Dto.Tutors
String
La liste des formateurs de la séance
Calculé
Dto.AddressName
String
Le nom du lieu
Dir_Group
Dto.AddressStreet
String
L’adresse du lieu
Dir_Group
Dto.AddressCity
String
La ville du lieu
Dir_Group
Dto.Room
String
La liste des salles
Com_PlannedEventMaterial
Dto.Material
String
La liste des materiels
Com_PlannedEventRoom
Dto.AccessIndicationUrl
String
Le plan d’accès du lieu de la séance
Calculé
Dto.ComponentName
String
La nom de la séance
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
Dto.ComponentId
Long
Identifiant
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
Dto.Trainees
String
La liste des inscrits à la séance
Calculé
Concernant l’ajout d’une pièce jointe, il est possible d’ajouter un rapport de type document HTML d’une fiche d’émargement pour une séance – explication.
Notifications générales
Alerte sur les formations à réaliser ou à terminer
Cette notification a pour but d’informer un apprenant de ces inscriptions à commencer, à terminer ou en cours tous les ‘x’ mois – sorte de rappel mensuel de ces formations. Elle est destinée principalement aux apprenants étant inscrits à des formations.
Il est possibilité de cibler les managers, des utilisateurs en CC, en CCI.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications. La notification est envoyée qu’une seule fois par personne tous les ‘x’ mois – selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : la date de début = date à partir de laquelle le traitement gère cette notification via le batch et la fréquence d’envoi en mois.
Exemple :
Date de début du traitement = 21/03/2021, avec une fréquence tous les 2 mois
Un mail sera envoyé à tous les apprenants ayant des inscriptions entre le 21/01 et 21/03 (date d’inscription prises en compte), dans cette période ou à cheval ET selon les critères définis
Cette notification est complémentaire aux autres sur la partie formation. Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un domaine, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
Côté critère / ciblage des inscriptions, plusieurs existent :
Codes de la formation = cible des formations suivant l’information code ou le code de regroupement – séparateur ‘;’ pour en mettre plusieurs – exemple : ‘DES2E;SZA2’
Mode d’apprentissage = ciblage des sessions de formation en fonction du mode
Modalité d’inscription = ciblage des sessions de formation en fonction de la modalité d’inscription
Statut d’inscription = ciblage des inscriptions en fonction de l’état de complétude de l’apprenant
Non commencé = progression non démarrée (LMSProgress = 0)
En cours = progression en cours (Incomplete)
Terminé et en échec = progression terminée (Complete) + réussite en échec (Success = No)
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail par défaut, nous affichons les informations sur les formations concernées par rapport aux inscriptions de l’apprenant.
Nom du paramètre
Type
Description
Trainings
Liste de Training
Les formations des inscriptions de l’apprenant
Correction de votre test
Cette notification a pour but d’informer un apprenant qu’une correction a été effectuée sur une de ces ressources d’un plan de formation. Elle est destinée principalement aux apprenants ayant réalisé des ressources à corriger.
Les ressources d’un plan de formation concernées :
Questionnaire (Quiz)
Cas pratique
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors d’une correction d’un questionnaire OU d’un cas pratique – dans le cas d’une correction complète c’est à dire lorsque le responsable clique sur le bouton Terminer la correction.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail par défaut, nous affichons les informations de la ressource concernée et du score obtenu.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Trainee
Trainee
L’inscription
Cat_Trainee
Resource
AbstractResource
Information sur la ressource à corriger :
Stu_Resource
Score
String
Score obtenu
Corrector
User
Informations sur le correcteur
Dir_User
Sucess
String
Succès du test : validé ou non validé
Link
string
Lien vers la correction
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Resource.Name
Resource.Name
String
Nom de la ressource
Mail envoyé à l’opérateur quand l’envoi automatique est impossible
Cette notification a pour but de prévenir une personne que l’envoi de mails est en erreur.
Le destinataire est par défaut une adresse mail interne à Bealink – renseigné dans un paramètre de configuration (non visible via l’interface) : Les adresses mails des opérateurs de catalogue = administration.suite5@bealink.com
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
DocumentUrl
String
Url d’accès au mail
Reason
String
Raison de l’échec d’envoi : ERROR, POST ou TEL
Mail envoyé au superviseur dans le cas d’erreur fatale de l’application
Cette notification a pour but de prévenir une personne qu’une erreur fatale a eu lieu sur une plateforme.
Le destinataire est par défaut une adresse mail interne à Bealink – renseigné dans le fichier de configuration client : administration.suite5@bealink.com
Le fichier de configuration ayant ce paramètre : web.config.AppSetting
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail, les informations sur l’erreur sont affichées.
Nom du paramètre
Type
Description
UserHostName
String
Adresse IP du client
ServerHost
String
Adresse IP du serveur
DateTime
DateTime
Date de l’erreur
Exception
Exception
Exception
ExceptionMessage
String
Message décrivant l’exception
StackTrace
String
StackTrace
Context
String
Contenu du log d’erreur
Nouvelles sessions de formation disponibles pour les souhaits
Cette notification a pour but d’avertir des utilisateurs étant abonnés à des formations côté catalogue que des sessions de formation sont disponibles. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les collaborateurs, mais peut être envoyée à d’autres personnes – envoi en copie possible à leur responsable.
Règles de la notification :
Destinataires :
Utilisateur : les personnes abonnées à des formations
Hiérarchique : les personnes hiérarchiques des abonnés
Sessions de formation = celles comprises dans le mail
Mode d’inscription = Front Office, publiées au catalogue
Ayant de la place disponible
1 seul mail est envoyé par abonné regroupant toutes les nouvelles sessions de formation par abonnement – durant le batch
Les sessions au sein d'un abonnement à une formation sont triées par date de début/fin de session
Existence d’un lien (url) dans le contenu du mail par défaut : il permet rapidement pour l’utilisateur de se diriger vers la fiche d’une formation pour s’inscrire ou se désabonner
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.
Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par utilisateur et regroupe tous les abonnements. Les sessions concernées sont celles étant ouvertes dans le catalogue (FO) et ayant des places disponibles.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
ResultContainsExactlyOneSession
bool
Condition pour connaître si c’est 1 ou N sessions disponibles
Calculée
SubscriptionResults
List SubscriptionResultItem
Liste des informations sur tous les abonnements
Calculée
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Condition = ResultContainsExactlyOneSession
ResultContainsExactlyOneSession
bool
Condition : si 1 ou N sessions
Nouvelles sessions par formation = SubscriptionResults
SubscriptionResults
List SubscriptionResultItem
Liste des informations sur tous les abonnements – expliquée ci-dessous
Explication de l’élément SubscriptionResults = Liste de SubscriptionResultItem (item dans le tableau)
Nom du paramètre
Type
Description
Table
item.MySubscription
Object
Elément contenant la formation et l’utilisateur concerné par l’abonnement
Calculé
item.MySubscription.CatalogItem
Training
La formation de l’abonnement
Calculé
item.MySubscription.User
User
L’utilisateur abonné
Calculé
item. MySubscriptionSessions
List de TrainingSession
Liste des sessions de formation
Calculé
item.MyLink
String
Url du lien vers la fiche de la formation côté catalogue
Calculé
Exemple d’un lien (url) redirigeant vers une fiche catalogue d’une formation pour un abonnement – item étant un SubscriptionResultItem :
<a href="[%(item.MyLink)%]">[%(item.MySubscription.CatalogItem.Name)</a>
Récapitulatif du centre de notifications
Cette notification a pour but d’envoyer une notification contenant les notifications non lues des utilisateurs selon une fréquence.
La notification est personnalisable par domaine et est traité par le batch d’envoi de mail.
La notification sera envoyé aux utilisateurs s’ils ont des notifications non lues. Si l’utilisateur a lu toutes ses notifications, il ne la recevra pas.
L’activation de cette notification modifie le comportement des paramètres du centre de notification des utilisateurs. Au lieu d’avoir des paramètres dans le centre de notification, il seront redirigés vers une page de configuration.
Il est possible de définir la fréquence d’envoi :
Quotidien : la notification est envoyée tous les jours.
Hebdomadaire : la notification est envoyée selon les jours de la semaine choisis (du lundi au dimanche).
Mensuel : la notification est envoyée selon les jours du mois choisis (du 1 au 28 avec la possibilité de choisir dernier jour pour envoyer la notification le dernier jour du mois).
Liste des propriétés disponible dans le contenu :
-
Destinataire
Nom complet
Nom
Prénom
Identifiant
Email
Nom des tâches
Lien de la liste des tâches
Si tâche visible ou non
Le nombre de notifications des tâches
Objet du mail
Si mail visible ou non
Le nombre de notifications des mails
Lien de la liste des mails
Objet de la notification
Si mail notification ou non
Le nombre de notifications des mails système
Titre du badge
Lien vers la liste des badges
Si badge visible ou non
Le nombre de notification des badges
Les utilisateurs ont la possibilité de ne pas vouloir recevoir la notification et de modifier la fréquence d’envoi. Pour cela, ils peuvent modifier ces paramètres en allant dans la configuration de leur centre de notification.
Habilitations
Ces notifications sont rattachées à la licence Habilitation.
Rappel pour une habilitation à renouveler
Cette notification a pour but de prévenir l’utilisateur de l’écheance d’une de ces habilitations. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les collaborateurs, mais peut être envoyée à d’autres personnes – envoi en copie possible à leur responsable.
Explications du paramétrage spécifique :
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.
Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par utilisateur et par habilitation. Les habilitations concernées sont celles étant dans la période de rappel – entre la date du batch (avec la date de rappel) et remontant jusqu’à X jours – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des habilitations.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un domaine, avec un texte spécifique à chacune à l’aide du champ Code.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
UserHabilitation
UserHabilitation
Utilisateur habilité
Cor_Habilitation
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Habilitation
UserHabilitation.Habilitation.Name
String
Nom de l’habilitation
UserHabilitation.Habilitation.Type
HabilitationType
Type de l’habilitation
Utilisateur habilité = UserHabilitation
UserHabilitation.User.LastName
String
Nom
UserHabilitation.User.FirstName
String
Prénom
UserHabilitation.AttributionDate
DateTime ?
Date de l’attribution
UserHabilitation.ValidityStartDate
DateTime ?
Date de début de validité
UserHabilitation.ValidityEndDate
DateTime ?
Date de fin de validité
UserHabilitation.ReminderDate
DateTime ?
Date de rappel
UserHabilitation.TrainingProvider
TrainingProvider
Organisme de formation
UserHabilitation.Comment
String
Commentaire
Fin de validité d’une habilitation
Cette notification a pour but de prévenir l’utilisateur de la fin de validité d’une de ces habilitations. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les collaborateurs, mais peut être envoyée à d’autres personnes – envoi en copie possible à leur responsable.
Explications du paramétrage spécifique :
Code : champ permettant de différencier N notifications du même type pour un même domaine
Destinataires :
Utilisateur : les personnes concernées par les habilitations
Hiérarchique : les personnes hiérarchique des utilisateurs des habilitations
Responsable d’habilitation : le responsable de l’habilitation concernée par la notification
Personnes ayant créé les habilitations : les créateurs des utilisateurs habilités
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.
Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par utilisateur pour une habilitation. Les habilitations concernés sont celles n’étant plus valide – entre la date du batch (avec la date de fin de validité) et remontant jusqu’à X jours – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des habilitations.
Dans le cas d’un renouvellement déjà effectué pour un utilisateur et une habilitation, la notification ne sera pas envoyée.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un domaine, avec un texte spécifique à chacune à l’aide du champ Code.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Licence : Accreditation
Paramètres passés au mail : idem que précédemment
Champs dynamiques, utilisables dans le mail : idem que précédemment
Notifications inscriptions
Acceptation de la demande d’inscription
Cette notification a pour but de prévenir une personne qu’une demande d’inscription le concernant a été validée et acceptée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les personnes faisant partie des demandes d’inscription – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé à la fin du processus de demande quand celle-ci ai été validée et acceptée pour une personne :
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Cette notification peut concerner différents processus – expliqué dans la notification de refus.
Dans le contenu du mail, il faut faire attention à l’utilisation des informations sur la session de formation. En effet, une demande d’inscription peut être liée simplement à une formation (SANS session choisie), dans ce cas, les informations sur la session ne sont pas remplies à la création du mail à envoyer : TrainingSession est vide – aucune valeur (= NULL).
Paramètres passés au mail : les principaux
Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux
Annulation d’une convocation
Cette notification a pour but de prévenir une personne que sa session de formation a été annulée/supprimée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à des sessions de formation – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Les évènements déclencheurs qui envoi un mail de ce type :
la suppression d’une session
l’annulation d’une session
la suppression d’une inscription
l’annulation d’une inscription
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par personne si et seulement si la notification de convocation ai été envoyée auparavant aux destinataires – cette dernière doit être active. Par conséquent, elle est envoyée après la convocation.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Trainee = Inscription
Trainee
L’inscription annulée
Cat_Trainee
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Annulation d’inscription à une session de formation
Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a été désinscrit à une session de formation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une session. Cette notification est fortement liée à la notification de confirmation d’une inscription. En effet, si un apprenant n’a pas reçu la notification de confirmation, il ne recevra pas cette notification d’annulation.
Les sessions prises en compte sont celles ayant une désinscription il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Pour information, pour ne pas envoyer de notifications en doublon et éviter de polluer la boîte mail des utilisateurs, cette notification n’est pas envoyée dans le cas que la session appartient à un parcours d’un cursus ET que la notification Annulation d'inscription à un parcours est activée – c’est cette dernière qui est envoyée.
Paramètres passés au mail : les principaux
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Trainee = Inscription
Trainee
L’inscription annulée
Cat_Trainee
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Annulation d’une demande d’inscription
Cette notification a pour but de prévenir la personne ayant fait une demande d’inscription que celle-ci a été annulée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les demandeurs – envoi en copie possible aux responsables.
Un mail de ce type est envoyé qu’une seule fois aux demandeurs, selon la stratégie de la notification :
Cette notification n’a pas de paramètres spécifiques. Elle est paramétrable seulement par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Registration = demande d’inscription
Registration
La demande d’inscription annulée
Cat_Registration
TrainingName = nom de la formation de la demande
string
La formation de la demande – dans le cas de N formations pour 1 demande, c’est la 1ère choisie
Cat_RegistrationItem avec ReIt_TrainingId
Workflow = processus
Workflow
Le processus de la demande
Cat_Registration avec Regi_WorkflowId
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Registration = demande d’inscription
Registration.CancelReason
CancelTraineesReason
Le motif de l’annulation
Registration.CancelDescription
String
Le commentaire de l’annulation
TrainingName = nom de la formation de la demande
TrainingName
String
Calculé – la formation de la demande – dans le cas de N formations pour 1 demande, c’est la 1ère choisie
Attestation d’une formation
Cette notification a pour but de transmettre en pièce jointe l’attestation de formation à une personne. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à une session de formation – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant. Les éléments pris en compte sont les sessions terminées et les inscriptions selon le paramétrage de la notification avec 2 paramètres :
OU
Date de validation de la progression sur l’inscription – information LmsFirstCompletedOn dans la table Cat_Trainee
Inscriptions ayant une progression >= à N%
En mettant « -1 », ces paramètres ne sont pas pris en compte sur la récupération des éléments.
Un délai est mis en place également sur la récupération des sessions terminées : il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
IdReport
string
Id du reportMetadata (= Catalog.Reports.TraineeAttestation)
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Certificat d’une formation
Cette notification a pour but de transmettre en pièce jointe le certificat de formation à une personne. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à une session de formation – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications ET si et seulement si l’option Envoyer par mail est activée dans la notification.
Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par apprenant et sur certaines conditions à renseigner dans le paramétrage de la notification. Ces conditions sont additionnées : c’est bien un ‘ET’, exemple : seuil + succès coché, il faut bien les 2 conditions pour obtenir/envoyer le certificat.
Explication des conditions pour obtenir le certificat :
Seuil de progression dépassé
Seuil de progression à atteindre (en pourcentage %)
L’apprenant a réussi sa formation = en succès
Les émargements doivent être renseignés : aussi bien ceux côté apprenant des fiches d’émargement que ceux du tuteur.
La présence à toutes les séances de la formation.
L’envoi de la notification est aussi conditionnée par une date à prendre en compte :
OU
Seules les inscriptions non certifiées sont prises en compte lors de l’envoi de la notification – colonne Certificated de la table Cat_Trainee.
Le document joint est au format RTF ou PDF (transformation d’une page HTML en PDF) – ce choix se fait également dans le paramétrage de la notification.
Un délai est mis en place également sur la récupération des sessions terminées : il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions ou des évaluations de formation.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Paramètres passés au mail : les principaux
Nom du paramètre
Type
Description
Table
IdConfig
long
Identifiant de la notification afin de générer le certificat
Not_Config
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Certificat en pièce jointe
[%DATASOURCE(fileCertification, Syfadis.Analysis.Reports.IReportService, GenerateReportCertification)[%(idConfig)%][%(idTrainee)%]%] [%ATTACH()[%(fileCertification)%][% Certificat %]%]
String
Information technique pour permettre de joindre facilement le document Certificat à la notification
Confirmation d’inscription à une session de formation
Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a été inscrit à une session de formation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.
Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par apprenant pour une session. Les sessions concernées sont celles ayant une inscription il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.
Les inscriptions supprimées ne sont pas prises en compte dans l’envoi du mail.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Pour information, pour ne pas envoyer de notifications en doublon et éviter de polluer la boîte mail des utilisateurs, cette notification n’est pas envoyée dans le cas où la session appartient à un parcours d’un cursus ET que la notification Confirmation d'inscription à un parcours est activée – c’est cette dernière qui est envoyée.
Paramètres passés au mail : les principaux
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Trainee = Inscription
Trainee
L’inscription
Cat_Trainee
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Convocation à une session de formation
Cette notification a pour but de convoquer l’apprenant à une session de formation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une session. Les sessions concernées sont celles n’étant pas terminées et étant dans la période recherchée selon le paramétrage de la notification Date à prendre en compte avec le nombre des jours avant cette date :
Pour cette notification, nous prenons également le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours dans le calcul d’envoi.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Les notifications liées à celle-ci :
Modification d’une convocation
Annulation d’une convocation
Rappel d’une inscription
Paramètres passés au mail : les principaux
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Trainee
Trainee
L’inscription
Cat_Trainee
Link
string
Lien vers la page de l’apprenant sur sa session de formation
Calculé
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Présence de l’inscrit
AprovalUrl
String
Url d’acceptation
RefusalUrl
String
Url d’acceptation
Exemples
1er cas :
Pour un nombre de jours avant la date de début de 15 jours avant le début de la session et un délai de 7 jours:
Les convocations sont envoyées à partir de 15 jours avant le début de la session jusqu'à 7 jours après le début de la session
Une fois cette période passée, les nouvelles inscriptions ne sont pas concernées
2ème cas :
Pour un nombre de jours avant la date de début de -15 jours avant le début de la session = 15 jours après le début de la session et un délai de 7 jours :
Les convocations sont envoyées à partir de 15 jours après le début de la session pendant une période additionnelle de 7 jours
Une fois cette période passée, les nouvelles inscriptions ne sont pas concernées
3ème cas :
Pour un nombre de jours avant la date de début de 15 jours avant le début de l'inscription et un délai de 7 jours:
Les convocations sont envoyées à partir de 15 jours avant le début de l'inscription jusqu'à 7 jours après le début de l'inscription
Les nouvelles inscriptions sont concernées si leurs dates d'inscription correspondent à cette période
4ème cas :
Pour un nombre de jours avant la date de début de -15 jours avant le début de l’inscription = 15 jours après le début de la l'inscription et un délai de 7 jours:
Les convocations sont envoyées à partir de 15 jours après le début de l'inscription pendant une période additionnelle de 7 jours
Les nouvelles inscriptions sont concernées si leurs dates d'inscription correspondent à cette période
Règle pour une configuration de 0 jours :
Un nombre de jours avant la date de début de 0 implique que la convocation est envoyée à partir de la journée de démarrage (UTC) de la session ou de l’inscription toujours avec un délai de 7 jours.
Règle pour tous les cas :
Les convocations ne sont pas envoyées aux apprenants si leur inscription est terminée = date de fin d'inscription (UTC) dépassée, même si nous sommes toujours dans la période d'envoi.
Notion de présence
Afin d'organiser une session dans les meilleures conditions, avant que la session commence, un responsable peut avoir besoin de savoir si un apprenant assistera ou non à la session de formation.
De ce fait, l’apprenant a l’occasion d’informer son responsable par le biais d’une notification en cliquant sur des liens.
Plusieurs types de notifications sont concernées pour cette notion de présence côté apprenant :
Afin qu’un apprenant saississe sa présence ou non, des informations ont été ajoutées dans les champs de fusion de ces notifications, ce sont 2 liens à insérer dans le corps de la notification :
Url d’acceptation : lien pour accepter
Url de refus : lien pour refuser
Les 2 nouveaux champs de fusion sont des urls non encapsulées dans un lien. En effet, un lien n’est pas interprété en tant que HTML, et l’intitulé du lien est à modifier via l’éditeur lors de la personnalisation – voir ci-dessous.
Nouveaux champs de fusion pour la présence
Pour pouvoir l'encapsuler, il faut ajouter le champ de fusion depuis l'éditeur puis l'encapsuler en HTML via l'onglet HTML.
Exemple du texte à insérer en HTML :
<br />
Merci de nous confirmer votre présence par les liens suivants :<br />
- <a href="[%(AprovalUrl)%]" target="_blank">Je serai présent </a>
<br />
- <a href="[%(RefusalUrl)%]" target="_blank">Je ne serai pas présent </a>
<br />
Contenu d’une notification avec les liens
Lorsque l’apprenant confirme ou non sa présence, sa réponse est enregistrée dans la table Cat_Trainee, colonne Trai_ConvocationPresence et est à titre indicatif.
Côté interface, cette information est affichée dans 2 pages :
Au niveau de la liste des inscriptions à une session : à côté du nom-prénom d’un inscrit.
Au niveau de la fiche d'une inscription d'un apprenant : champs indiquant cette information.
L’utilisateur peut revenir sur sa décision et répondre autant qu’il le veut, sa réponse sera prise en compte – exemple : je serai présent, J+1, je ne serai pas présent, prise en compte à J+1 de sa 2ème réponse.
Invitation à une séance présentielle
Cette notification a pour but d’envoyer une invitation à une personne participant à une séance présentielle afin d’avoir automatiquement l’évènement dans son calendrier de sa boîte mail externe, sans avoir à cliquer sur un fichier ical. Elle concerne les inscrits à la séance et également les formateurs.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications qu’une seule fois par personne et par séance selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle N jours avant le début de la session ou de la séance (par défaut : 14 jours).
Les séances concernées sont toutes selon la condition d’envoi SAUF celles terminées !
Cette notification est paramétrable par domaine, formation, session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation côté d’un apprenant (depuis mes inscriptions) mais aussi côté formateur (depuis mes sessions).
Modifications
Ce type de notification génère un évènement dans une boîte mail externe. De ce fait, toute modification sur la séance présentielle doit engendrer un autre envoi de cette même notification lors du batch le jour même de la modification.
Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode mis à jour dans le calendrier :
Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode suppression dans le calendrier :
Tracer les réponses
Comment tracer les réponses des personnes ayant reçu et répondu à l’invitation ?
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Url
String
Lien vers la fiche de la formation Front Office pour un apprenant.
Lien vers la fiche de la formation pour le suivi pour un formateur.
Calculé
Training
Training
Formation concernée
TrainingSession
TrainingSession
Session de formation concernée
User
User
Utilisateur = destinataire du mail
Dto
InvitationMeetingSessionNotificationDto
Dictionnaire d’informations sur la séance présentielle
Explication du dictionnaire InvitationMeetingSessionNotificationDto
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Dto.SessionId
Long
Identifiant de la session
Cor_MeetingSession
Dto.MeetingsessionId
Long
Identifiant de la séance
Cor_MeetingSession
Dto.MeetingSessionStartedOn
DateTime
Date de début de la séance
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionFinishedOn
DateTime
Date de fin de la séance
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘n’
Date de début et de fin - concaténation des 2 dates ci-dessus (sans notion de fuseau horaire)
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘o’
Date de début et de fin avec le fuseau horaire
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘s’
Fuseau horaire de la séance
Cor_PlannedEvent
Dto.ComponentName
String
La nom de la séance
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
Dto.StudioOrOnlineId
Long
Identifiant de la séance dans le plan de formation (component)
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
Dto.UserId
Long
Identifiant du destinataire
Invitation à une mise en situation
Cette notification a pour but d’envoyer une invitation à une personne participant à une mise en situation afin d’avoir automatiquement l’évènement dans son calendrier de sa boîte mail externe, sans avoir à cliquer sur un fichier ical. Elle concerne les inscrits à la mise en situation et également les formateurs.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications qu’une seule fois par personne et par mise en situation selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle N jours avant le début de la session ou de la séance (par défaut : 14 jours).
Les mises en situation concernées sont toutes selon la condition d’envoi SAUF celles terminées !
Cette notification est paramétrable par domaine, formation, session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation côté d’un apprenant (depuis mes inscriptions) mais aussi côté formateur (depuis mes sessions).
Modifications
Ce type de notification génère un évènement dans une boîte mail externe. De ce fait, toute modification sur la mise en situation doit engendrer un autre envoi de cette même notification lors du batch le jour même de la modification.
Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode mis à jour dans le calendrier :
Date de début de la mise en situation
Date de fin de la mise en situation
Lieu de la mise en situation
Salle de la mise en situation
Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode suppression dans le calendrier :
Suppression de la mise en situation
Annulation / Suppression de l’inscription
Changement / Annulation / Suppression de la session de formation ayant la mise en situation
Tracer les réponses
Comment tracer les réponses des personnes ayant reçu et répondu à l’invitation ?
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Url
String
Lien vers la fiche de la formation Front Office pour un apprenant
Lien vers la fiche de la formation pour le suivi pour un formateur
Calculé
Training
Training
Formation concernée
TrainingSession
TrainingSession
Session de formation concernée
User
User
Utilisateur = destinataire du mail
Dto
InvitationMeetingSessionNotificationDto
Dictionnaire d’informations sur la mise en situation
Explication du dictionnaire InvitationMeetingSessionNotificationDto
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Dto.SessionId
Long
Identifiant de la session
Cor_MeetingSession
Dto.MeetingsessionId
Long
Identifiant de la mise en situation
Cor_MeetingSession
Dto.MeetingSessionStartedOn
DateTime
Date de début de la mise en situation
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionFinishedOn
DateTime
Date de fin de la mise en situation
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘n’
Date de début et de fin - concaténation des 2 dates ci-dessus (sans notion de fuseau horaire)
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘o’
Date de début et de fin avec le fuseau horaire
Cor_PlannedEvent
Dto.MeetingSessionTimeZonedPeriod
DateTime – format ‘s’
Fuseau horaire de la mise en situation
Cor_PlannedEvent
Dto.ComponentName
String
La nom de la mise en situation
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
Dto.StudioOrOnlineId
Long
Identifiant de la mise en situation dans le plan de formation (component)
Cor_PlannedEvent + Stu_CourseComponent
Dto.UserId
Long
Identifiant du destinataire
Mail envoyé au hiérarchique en cas d’absence de collaborateurs
Cette notification a pour but de prévenir des responsables d’équipe (hiérarchique) de l’absence totale ou partielle de leurs collaborateurs à une session de formation clôturée. Elle concerne principalement les hiérarchiques.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors de la clôture d’une session de formation et qu’une seule fois au hiérarchique avec tous les absents (total ou partiel) d’une session de formation. Ce mail concerne seulement les sessions avec des séances présentielles ou classes virtuelles.
Les apprenants, où la présence n’est pas renseignée, ne sont pas pris en compte dans l’envoi de ce mail.
A partir du moment où la notification a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Trainees
Ilist<Trainee>
La liste des inscriptions à une session
Cat_Trainee
Modification d’une convocation
Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’une modification a eu lieu sur sa session de formation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications aux apprenants concernés (1 envoi par personne) si et seulement si la notification de convocation ai été envoyée auparavant aux destinataires – cette dernière doit être active. Par conséquent, elle est envoyée après la convocation.
Les modifications qui déclenchent l’envoi d’un mail de ce type :
Changement de session pour un apprenant : d’une session A vers une session B de la même formation
Date de début de la session
Date de fin de la session
Lieu de formation
Salle du lieu de la session
Evénement (séance, mise en situation) :
Ajout d’un événement à la session,
Suppression d’un événement à la session,
Modification d’un événement : lieu, salle, date de début, date de fin, liste des formateurs
Les conditions d’envoi sur les dates (et fuseau horaire), les salles, les lieux sont à choisir lors de la conception de la notification – au moins une condition doit être sélectionnée (option obligatoire). Pour les autres conditions (changement de session, ajout / suppression d’un événement), elles sont automatiquement prises en compte.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
L’option sur les conditions est obligatoire mais elle ne rentre pas en compte lors du choix de la notification à envoyer contrairement aux autres options (modes d’apprentissage & modalités d’inscription)
Paramètres passés au mail : les mêmes que pour la convocation
Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les mêmes que pour la convocation
Nouvelle ressource e-learning disponible
Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant que des nouvelles ressources e-learning sont disponibles sur sa session de formation – les éléments présentiels ne sont pas concernés (séance, situation, cv). Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une session. Les sessions concernées sont celles n’étant pas terminées OU ayant des inscriptions commencées (ou commence à la date du batch) et non terminées.
Si la session est éligible, les inscriptions concernées sont uniquement les inscritpions ayant démarrées. Les inscriptions non démarrées ne sont pas concernées par l’’envoi de la notification.
Les éléments déclencheurs de cet envoi de mail :
Lors d’un ajout d’une ressource e-learning dans le plan d’une formation avec impact des sessions en cours lors d’une mise en production.
Lors d’une modification de la visibilité de ressources par le formateur/RF – rendre visible des ressources par un formateur ou RF/RH sur le plan de la session de formation.
Lorsque la date de début d’une ressource e-learning est atteinte = ressource planifiée via le planning, commençant le jour du batch – pour cette condition, le fonctionnement est le suivant pour l’envoi :
Envoi lors du traitement du batch Notifications : prise en compte des ressources commençant le jour J du batch
Exemple : heure du traitement à 1h le 15 janvier ressources prises en compte = celles planifiées commençant le 15 janvier
Cas où la notification n’est pas envoyée :
Dans le cas d’une ressource non visible et planifiée : non prise en compte – aucun envoi
Dans le cas du traitement du batch Notifications non lancé un jour (suite à une erreur ou autre) : aucun rattrapage possible pour les ressources du jour du batch.
Schéma : à quel moment est envoyée la notification ? pour la dernière règle
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation pour l’apprenant.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Trainee
Trainee
L’inscription
Cat_Trainee
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Rappel d’une inscription
Cette notification a pour but de rappeler à l’apprenant qu’il est inscrit à une session de formation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une session. Les sessions concernées sont celles n’étant pas terminées OU ayant des inscriptions non terminées, et étant dans la période recherchée selon le paramétrage de la notification Date à prendre en compte avec le nombre des jours avant cette date :
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Trainee
Trainee
L’inscription
Cat_Trainee
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début d’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime
Date de fin d’inscription
Présence de l’inscrit
AprovalUrl
String
Url d’acceptation
RefusalUrl
String
Url d’acceptation
Rappel d’une séance présentielle
Cette notification a pour but de rappeler à l’apprenant qu’il a une séance présentielle à effectuer. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par personne selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle jour(s) avant, avertir l'apprenant du début de la séance présentielle (par défaut : 14 jours).
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : le jour de la séance, à J-1, à J-10, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Dans le contenu du mail, il est possible d’ajouter un lien permettant d’accéder à la fiche de la formation pour l’apprenant et ensuite à la séance présentielle (élément du parcours de la formation).
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Link
String
Lien vers la fiche de la formation Front Office
Calculé
MeetingSession
MeetingSession
La séance
Cor_MeetingSession
Dto
PresentialDto
Dictionnaire d’informations sur la séance
Cor_PlannedEvent
Cor_MeetingSession
Refus d’une demande d’inscription
Cette notification a pour but de prévenir une personne qu’une demande d’inscription le concernant a été refusée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les personnes faisant partie des demandes d’inscription – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé à la fin du processus de demande quand celle-ci ai été validée et refusée. Une notification de ce type est envoyée à chaque validation et refus d’une demande d’inscription pour une personne.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Par défaut, elle concerne tous les processus de demandes (demande spécifique, demande d’inscription, etc.). Cependant, il est possible de spécifier à partir d’une liste pour quel type de processus elle concerne. Dans ce cas, des champs génériques pour ce type de processus sont disponibles afin de les renseigner dans le sujet ou le contenu du mail :
Nom du processus : [%(WorkflowMetadataName)%]
Etape du processus : [%(StepMetadataName)%]
L'initiateur du processus : [%(Workflow.Owner.Name)%]
Autre information : pour le processus Demande spécifique, il est possible d’utiliser ce bout de code pour récupérer le type de la demande : [%(Step.Data.RequestTitle)%]. En effet, Step.Data est un de type TicketRequest dans ce cas. RequestTitle étant la propriété contenant le texte du type, table concernée : Wor_TicketRequest
Dans le cas d’un client, si une notification de ce type avec l’option pour tous les processus existe déjà, et qu’une création de ce même type de notification est faite, c’est cette dernière notification (donc la spécifique) qui est prise en compte. En effet, lors de la sélection de la notification à envoyer, nous récupèrons toutes les notifications candidates, les trions de la plus récente à la plus ancienne, puis nous prenons la 1ère active.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Reason
String
Commentaire sur la demande lors de la réponse
Cat_UserResponse
Notifications liste d’attente
Inscription en liste d’attente sur des formations
Cette notification a pour but de prévenir un apprenant lorsqu’il a été mis en liste d’attente sur des formations ou des sessions de formation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant et par jour. Dans le contenu de la notification, nous listons toutes les inscriptions en attente pour un apprenant. A partir du moment où la notification a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.
Cette notification est paramétrable seulement par domaine.
Utilisation d’un paramètre de configuration pour élargir la période d’envoi de la notification : Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours – par défaut 7 jours.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
HasManyWaitingTrainees
bool
Savoir si oui ou non, il y a plusieurs inscriptions en attente
Propriété calculée avec le nombre d’inscriptions en attente (>1 = Vrai)
WaitingTrainees
IList<WaitingTrainee>
La liste des inscriptions en attente
Cat_WaitingTrainee
WaitingTrainee
WaitingTrainee
Inscription en attente
Cat_WaitingTrainee
User
User
Destinataire - Apprenant
Dir_User
Suppression d’une inscription mise en attente
Cette notification a pour but de prévenir un apprenant lorsque son inscription en attente sur une formation ou une session a été annulée/supprimée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors de la suppression de l’inscription en attente.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Training
Training
La formation liée à l’inscription
Cor_Training
TrainingSession
TrainingSession
La session liée à l’inscription – peut être NULL dans le cas d’une inscription en attente sur une formation
Cor_TrainingSession
User
User
Destinataire
Dir_User
Notifications plan prévisionnel
Synthèse des besoins de formation
Cette notification a pour but d’informer les personnes sur les réponses apportées à leurs besoins de formation d’un plan clôturé. Elle concerne les personnes de besoins nominatifs, non supprimés et n’ayant pas reçu déjà la notification. Pour prévenir les hiérarchiques de ces personnes, il faut activer une option dans la notification.
Un mail de ce type est envoyé sur un plan clôturé lors du traitement Envoyer un mail de synthèse. La notification est envoyée immédiatement (selon le paramétrage de la notification) et qu’une seule fois par personne.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail par défaut, un tableau récapitule tous les besoins de formation de la personne avec pour chacun son état d’arbitrage (tous sauf ceux supprimés).
Un tableau est affiché dans le contenu du mail :
Nom
Demandeur
Priorité
Etat d’arbitrage
Date souhaitée
Nom de la formation
Ou
Nom du besoin
Nom du demandeur
Réponse de l’arbitrage
Date souhaitée
Ou
Non définie
Explications de cas spéciaux :
Pour un client en multi-domaine, dans le cas d’un domaine n’ayant pas définie de notification de ce type, aucun mail ne sera envoyé pour ce domaine et il sera indiqué dans une liste des domaines sans notification à la fin de ce traitement afin que l’utilisateur connecté soit au courant.
Dans le cas où des besoins sont ajoutés au plan prévisionnel clôturé, à un 2ème lancement de ce traitement, un mail est envoyé et seuls les nouveaux besoins de formation sont présents dans le contenu du mail. Un besoin qui a bougé dans le temps (modification de l’état d’arbitrage par exemple), il ne sera pas concerné par ce 2ème mail – aucun renvoi de mail pour celcui-ci par contre.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
ListTraniningNeed
IList<TrainingNeed>
Liste des besoins de formation d’une personne
Fin_TrainingNeed
Explication de l’objet TrainingNeed – un besoin de formation, les principales propriétés :
Nom du paramètre
Type
Description
Table
TrainingIdentifiedNeed
Bool
Besoin nominatif ou non
Fin_TrainingNeed
Training
Training
Formation liée
Fin_TrainingNeed
UserDemander
User
Demandeur du besoin
Fin_TrainingNeed
Priority
TrainingNeedPriority
Priorité
Fin_TrainingNeed
Theme
TrainingTheme
Thème du besoin
Fin_TrainingNeed
StartedTrainingOn
DateTime ?
Date souhaitée
Fin_TrainingNeed
LegalClassification
TrainingRequestCategory
Type du besoin
Fin_TrainingNeed
Notifications processus
Choix de session
Cette notification a pour but d’informer la personne ayant répondu à une campagne de choix de session.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lorsqu’ils répondent à la campagne de choix de session :
lors du choix d’une session
lors du choix aucune session ne me convient
lors d’un changement de choix
Le contenu de la notification contient les informations de la session choisie ou un message indiquant aucune session choisie.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
User
User
Destinataire
Dir_User
Response
SessionChoiceResponse
Choix de la réponse
Wor_SessionChoiceResponse
Explication de l’objet SessionChoiceResponse :
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Response .Session
TrainingSession
La session choisie
Wor_SessionChoiceResponse
Response.NoSession
Bool
Oui ou non la personne a choisie une session
Wor_SessionChoiceResponse
Response.User
User
La personne ayant répondu au choix de session
Wor_SessionChoiceResponse
Response.Name
String
Nom du traitement avec la date du choix
Calculé
Notification d’une nouvelle tâche de processus
Cette notification a pour but de prévenir une personne qu’il a une tâche à réaliser. Au niveau destinataires, elle concerne principalement des responsables d’équipes, des formateurs ou autres personnes ayant des responsabilités.
Il existe une notion de délégation. Si cette notion est utilisé pour des personnes ayant des tâches à réaliser, ce mail est également envoyé aux personnes déléguées.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Par défaut, elle concerne tous les processus. Cependant, dans le paramétrage de la notification, il est possible de spécifier à partir d’une liste pour quel type de processus elle concerne.
Spécificités
Exemple d’une notification concernant seulement un processus
En règle générale, lorsque la notification est configurée par processus, un mail de ce type est envoyé à chaque création d’une étape d’un processus.
Dans notre exemple (voir ci-dessus), la notification est configurée seulement pour le processus Dynamique 1 ET seulement pour l’étape 1 & 2. En effet, l’étape Demande d’inscription est l’étape d’initialisation du processus – création par le demandeur, de ce fait, elle n’est pas active pour l’envoi d’un mail :
Demande d’inscription : inactive – ne sert pas.
Etape n°1 : après la création de la demande, un mail de ce type est envoyé aux personnes ayant le droit de valider une demande d’inscription de l’étape n°1.
Etape n°2 : après la validation de l’étape n°1, un mail de ce type est envoyé aux personnes ayant le droit de valider une demande d’inscription de l’étape n°2.
etc.
Lors d’un envoi d’un mail à la validation d’une étape, la notification prise en compte est celle associée au domaine du demandeur de la demande.
Les processus existant dans la plateforme :
Auto évaluation
Evaluation par le hiérarchique
Auto-évaluation, entretien et évaluation par le hiérarchique
Entretien de carrière
Demande d'inscription
Demande d'inscription personnelle – Processus dynamique
Demande d'inscription
les personnes qui sont concernées pour corriger sont celles liées au privilège Mes sessions Corriger les tests
Demande spécifique
Choix de session
Demande de partage d'une ressource
Cette liste n’est pas exhaustive, elle peut évoluer au fil du temps
Dans le cas d’une notification spécifique, des champs génériques sont disponibles afin de les renseigner dans le sujet ou le contenu du mail :
Nom du processus : [%(WorkflowMetadataName)%]
Etape du processus : [%(StepMetadataName)%]
L'initiateur du processus : [%(Workflow.Owner.Name)%] ou [%(Owner.Name)%]
Explication de cas :
Pour le processus Demande spécifique, il est possible d’utiliser ce bout de code pour récupérer le type de la demande : [%(Step.Data.RequestTitle)%]. En effet, Step.Data est un de type TicketRequest dans ce cas. RequestTitle étant la propriété contenant le texte du type, table concernée : Wor_TicketRequest
Dans le cas d’un client, si une notification de ce type avec l’option pour tous les processus existe déjà, et qu’une création de ce même type de notification sur une étape d’un processus bien ciblée est faite avant ou après la notification globale, c’est la notification spécialisée qui est prise en compte. En effet, la notification spécialisée sur une étape est privilégiée par rapport à la globale.
Dans le cas d’un client, si une notification de ce type sur une étape d’un processus bien ciblée existe déjà, et qu’une création de ce même type de notification sur une autre étape d’un processus est faite, la notification prise en compte se fera selon le processus.
Caractéristiques
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Step
Step
Tâche à réaliser
Wor_Step
Workflow
Workflow
Processus
Wor_Workflow
User
User
Destinataire
Dir_User
StepUrl
String
Lien vers la tâche
Calculé
WorkflowMetadataName
String
Nom du processus
Calculé
StepMetadataName
String
Etape du processus
Calculé
Owner
User
Créateur du processus
Calculé
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
User
User
User
Destinataire
Step
Step.Data
String
Nom de la tâche
Step.CreatedOn
DateTime
Date de création de la tâche
Workflow
Workflow.Name
String
Nom du processus
Workflow.Owner.Name
String
Nom de la personne concernée
Partage de ressource
Demande
Cette notification a pour but de demander à un créateur d’une ressource de partager sa ressource à partir du catalogue de ressource. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les créateurs de ressources.
Un mail de ce type est envoyé lors d’une demande de partage sur une ressource via le bouton Demander sur la fiche d’une ressource dans le catalogue des ressources – 1 seule demande possible par ressource.
Dans le cas d’une utilisation de cette notification chez un client, il est préférable de désactiver ou modifier la notification Nouvelle tâche pour un processus si elle aussi est utilisée. En effet, la notion de partage est également un processus et par conséquent, il peut y avoir des doublons de mails envoyés.
Dans le contenu du mail par défaut, des liens permettent de répondre à la demande :
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
SharingDemand
SharingDemand
Demande de partage de la ressource
Wor_SharingDemand
AprovalUrl
String
Url d’acceptation de la demande
Calculé
RefusalUrl
String
Url de refus de la demande
Calculé
ResourceUrl
String
Url vers la fiche Back Office de la ressource
Calculé
Explication de l’objet SharingDemand :
Nom du paramètre
Type
Description
Table
SharingDemand.StepId
long?
Identifiant de l’étape du processus
Wor_SharingDemand
SharingDemand. ValidatedOn
DateTime
Date de validation de la demande
Wor_SharingDemand
SharingDemand. WorkflowId
long?
Identifiant du processus – champ technique
Wor_SharingDemand
SharingDemand. Resource
IResource
Informations sur la ressource concernée par la demande
Wor_SharingDemand
SharingDemand. Demander
EntityReference
Informations sur le demandeur
Wor_SharingDemand
SharingDemand. DemanderComment
stringString
Commentaire saisi par le demandeur lors de la demande
Wor_SharingDemand
SharingDemand. Accepted
Tristate
Demande acceptée : oui ou non ou non renseigné – valeurs possibles : Yes, No, None
Wor_SharingDemand
SharingDemand. CreatorComment
stringString
Commentaire saisi par le créateur lors de la validation de la demande – peut être NULL dans le cas d’une réponse par mail directement
Wor_SharingDemand
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
SharingDemand
SharingDemand.Demander.Name
String
Nom du demandeur
SharingDemand.DemanderComment
String
Commentaire du demandeur
Resource
ResourceUrl
String
Url vers la fiche Back Office de la ressource
SharingDemand.Resource.Name
String
Nom de la ressource
Workflow
Workflow.Name
String
Nom du processus
Workflow.Owner.Name
String
Nom de la personne concernée
Réponse négative
Cette notification a pour but de prévenir une personne que sa demande de partage d’une ressource a été refusée. Elle est fortement liée avec la notification précédente.
Un mail de ce type est envoyé lors de la validation d’une demande de partage sur une ressource dans le cas d’un refus via le mail à partir du lien Refuser OU via l’étape de validation de demande de partage.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
SharingDemand
SharingDemand
Demande de partage de la ressource
Wor_SharingDemand
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
SharingDemand
SharingDemand.Resource.CreatedBy.Name
String
Nom du créateur de la ressource
SharingDemand.CreatorComment
String
Commentaire lors de la validation par le créateur
SharingDemand.Resource.Name
String
Nom de la ressource
Réponse positive
Cette notification a pour but de prévenir une personne que sa demande de partage d’une ressource a été acceptée. Elle est fortement liée avec la notification précédente.
Un mail de ce type est envoyé lors de la validation d’une demande de partage sur une ressource dans le cas d’une acceptation via le mail à partir du lien Accepter OU via l’étape de validation de demande de partage.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
SharingDemand
SharingDemand
Demande de partage de la ressource
Wor_SharingDemand
ResourceUrl
String
Url vers la fiche Back Office de la ressource
Calculé
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
SharingDemand
SharingDemand.Resource.CreatedBy.Name
String
Nom du créateur de la ressource
SharingDemand.CreatorComment
String
Commentaire lors de la validation par le créateur
SharingDemand.Resource.Name
String
Nom de la ressource
Resource
ResourceUrl
String
Url vers la fiche Back Office de la ressource
SharingDemand.Resource.Name
String
Nom de la ressource
Rappel automatique de tâche de processus
Cette notification a pour but de rappeler à une personne qu’il a une tâche à réaliser. Au niveau destinataires, elle concerne principalement des responsables d’équipes, des formateurs ou autres personnes ayant des tâches à valider.
A la base, cette notification est générique et concerne tout type de processus créé dans la plateforme cliente, mais elle peut devenir spécifique à un processus – lire l’explication dans le chapitre précédent.
Cette notification n’est pas liée à celle Nouvelle tâche.
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par personne selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle Nombre de jours après la date de création de la tâche
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : le jour de la tâche, à J+1, à J+2, etc.) au niveau d’un domaine, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
Il existe une notion de délégation. Si cette notion est utilisé pour des personnes ayant des tâches à réaliser, ce mail est également envoyé aux personnes déléguées.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Un délai est mis en place également sur la récupération des tâches à effectuer – en plus de celui de la notification : durant X jours – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d'envoyer la notification automatique de rappel (par défaut : 7 jours).
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la tâche à valider.
Paramètres passés au mail : les mêmes que la notification Nouvelle tâche
Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les mêmes que la notification Nouvelle tâche.
Dans le cas d’un client, si une notification de ce type avec l’option pour tous les processus existe déjà, et qu’une création de ce même type de notification sur une étape d’un processus bien ciblée est faite avant ou après la notification globale, c’est la notification spécialisée qui est prise en compte. En effet, la notification spécialisée sur une étape est privilégiée par rapport à la globale.
Rappel de tâche de processus – hors batch
Cette notification a pour but de rappeler à une personne qu’il a une tâche à réaliser sur certains processus. Au niveau destinataires, elle concerne principalement des responsables d’équipes, des formateurs ou autres personnes ayant des responsabilités.
Les processus concernés par cette notification :
Les campagnes : entretien, évaluation, choix de session, etc.
Les corrections d’un questionnaire
Les corrections d’un cas pratique
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors :
D’un avancement d’une campagne : un bouton Relance existe dans la page Avancement d’une campagne et peut être utilisée par un responsable pour faire un rappel sur les entretiens ou autres à réaliser.
A la fin d’un questionnaire par un apprenant qui est à corriger : les correcteurs reçoivent un mail pour réaliser la correction
Sur un cas pratique lors d’une réponse : un bouton Envoyer permet de transmettre une pièce jointe au cas pratique par un apprenant. A cet instant, les correcteurs reçoivent un 1er mail pour réaliser la correction (nouvelle tâche) et possible d’un 2ième mail qui est un mail de rappel.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la tâche à valider.
Paramètres passés au mail : les mêmes que la notification Nouvelle tâche.
Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les mêmes que la notification Nouvelle tâche.
Réponse de demande spécifique
Cette notification a pour but d’annoncer la réponse à la personne ayant fait une demande spécifique. Elle est liée à la fonctionnalité Demande spécifique.
Un mail de ce type est envoyé lors de la validation d’une demande spécifique via l’étape de validation de la demande.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la demande pour l’apprenant – suivi de la demande.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
TicketRequest
TicketRequest
Informations sur la demande spécifique
Wor_TicketRequest
User
User
Destinataire
Dir_User
StepUrl
String
Lien vers la tâche
Calculé
Explication de l’objet TicketRequest :
Nom du paramètre
Type
Description
Table
TicketRequest.UserDemander
User
Informations sur la personne ayant fait la demande
Wor_TicketRequest
TicketRequest.TicketRequestStatus
TicketRequestStatus
Status de la demande – à ce moment de l’envoi, il est à Terminé - valeurs possibles : WaitForResponse, InProgress, Finished
Wor_TicketRequest
TicketRequest.Finished
Tristate
Demande traitée ou non – valeurs possibles : Yes, No, None
Wor_TicketRequest
TicketRequest. RequestTitle
String
Type de la demande
Wor_TicketRequest
TicketRequest. Request
String
Texte de la demande
Wor_TicketRequest
TicketRequest.Response
String
La réponse
Wor_TicketRequest + Wor_TicketResponse
TicketRequest.ValidatedBy
EntityReference
Informations sur la personne ayant validé la demande
Wor_TicketRequest
TicketRequest.ValidatedOn
DateTime?
Date de la validation
Wor_TicketRequest
TicketRequest.WorkflowId
long?
Identifiant du processus
Wor_TicketRequest
TicketRequest.StepId
long?
Identifiant de l’étape
Wor_TicketRequest
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
User
User
User
Destinataire
TicketRequest
TicketRequest.RequestTitle
String
Type de la demande
TicketRequest.Response
String
Réponse
TicketRequest.Request
String
Texte de la demande
TicketRequest.Finished
String
Réalisée ou non
Notifications relance pour les formations
Relance d’un apprenant n’ayant pas démarré sa formation
Cette notification a pour but de rappeler à l’apprenant qu’il a une session de formation à réaliser et que celle-ci est déjà commencée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux hiérarchiques ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant.
Pour cette relance, les inscriptions concernées aux formations sont celles commencées OU non selon le paramétrage Ne pas envoyer les relances aux utilisateurs ayant démarrés ET correspondant à la période d’envoi avec le paramétrage sur la notification Nombre de jours après la date :
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : le jour du début de la session ou inscription, à J+1, à J+2, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder directement à la session de formation côté apprenant.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Link
string
Lien vers la fiche de la formation de l’apprenant
Calculé
Trainee
Trainee
Inscription
Cat_Trainee
LeadTime
int
Valeur du paramètre de la notification
Paramètre
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Inscription = Trainee
Trainee.StartedOn
DateTime
Date de début de l’inscription
Trainee.FinishedOn
DateTime?
Date de fin de l’inscription
Relance d’un apprenant n’ayant pas fini sa formation
Cette notification a pour but de rappeler à l’apprenant qu’il a une session de formation à finir et que celle-ci est déjà commencée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux hiérarchiques ou aux formateurs de la session.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant.
Pour cette relance, les inscriptions concernées aux formations sont celles :
Terminées ou non au niveau progression selon le paramétrage Ne pas envoyer les relances aux utilisateurs ayant terminés (= statut de la progression non complète/terminée)
ET en succès ou non selon un autre paramètre Ne pas envoyer les relances aux utilisateurs étant en succès
ET correspondant à la période d’envoi avec le paramétrage sur la notification Nombre de jours avant la date :
Date de début de l’inscription : inscription non commencée.
Date de fin de de l’inscription : inscription commencée et non finie.
Date de début de la session : session commencée + inscription non finie.
Date de fin de la session : session non finie + inscription commencée – potentiellement, les inscriptions finies peuvent être incluses.
Cette notification ne tient pas compte de la notion de démarrer ou non la formation pour une inscription, c’est essentiellement sur les dates et potentiellement sur la progression
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : le jour du début de la session ou inscription, à J+1, à J+2, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder directement à la session de formation côté apprenant.
Ce sont les mêmes que la notification précédente.
Ce sont les mêmes que la notification précédente
Exemples d’utilisation de cette notification :
Relance pour : Attention, il vous reste 2 jours pour terminer la formation pour les inscriptions non terminées.
Relance pour : Attention, il vous reste 2 jours pour consulter la formation pour toutes les inscriptions (terminées ou non).
Dans le cas d’un apprenant n’ayant pas démarré sa session, il peut recevoir 2 mails à la fois celui Relance d'un apprenant n'ayant pas démarré sa formation et l’autre Relance d'un apprenant n'ayant pas fini sa formation quand cette dernière est dans la même période d’envoi que l’autre notification.
Relance du formateur et/ou du hiérarchique suite à un apprenant n’ayant pas fini/validé sa formation
Cette notification a pour but de rappeler aux formateurs et aux hierarchiques qu’un apprenant a une session de formation à finir et que celle-ci est déjà commencée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les formateurs ainsi que les hiérarchiques – envoi en copie possible à l’apprenant.
Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par formateur et hiérarchique.
Pour cette relance, les inscriptions concernées aux formations sont celles :
Terminées ou non au niveau progression selon le paramétrage Ne pas envoyer les relances aux utilisateurs ayant terminés (= statut de la progression non complète/terminée).
ET en succès ou non selon un autre paramètre Ne pas envoyer les relances aux utilisateurs étant en succès.
ET non démarré ou non selon un autre paramètre Ne pas envoyer les relances aux utilisateurs ayant démarrés.
ET correspondant à la période d’envoi avec le paramétrage sur la notification Nombre de jours avant la date :
Date de début de l’inscription: inscription non commencée
Date de fin de de l’inscription: inscription commencée et non finie
Date de début de la session: session commencée + inscription non finie
Date de fin de la session: session non finie + inscription commencée – potentiellement, les inscriptions finies peuvent être incluses
Vous pouvez envoyer une copie à l’apprenant afin de le notifier.
Egalement, la notification peut ne pas être envoyé aux formateur ou aux hierarchiques. Il n’est pas possible de cocher les 2 conditions en même temps.
Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : le jour du début de la session ou inscription, à J+1, à J+2, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.
La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.
Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder directement à la session de formation côté apprenant.
Ce sont les mêmes que la notification précédente.
Date d’objectif : Ce champ sert d’indication pour le contenu du mail. La valeur (en jours) qui est indiquée en paramètre est ajoutée à la date de début d’inscription. Utiliser [%(GoalDate)%] dans le contenu de la notification.
Date d’ojectif secondaire : Ce champ sert d’indication pour le contenu du mail. La valeur (en jours) qui est indiquée en paramètre est ajoutée à la date de début d’inscription. Utiliser [%(SecondaryGoalDate)%] dans le contenu de la notification.
Ce sont les mêmes que la notification précédente.
Notifications rendez-vous
Annulation d’une réunion
Cette notification a pour but de prévenir une personne que sa réunion a été annulée/supprimée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les participants à des réunions – envoi en copie possible aux hiérarchiques des participants.
Les évènements déclencheurs qui envoi un mail de ce type :
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors d’une suppression d’une réunion ou également lors d’une suppression de participants dans une réunion.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour ajouter la réunion dans un planning d’un outil de gestion d’évènements (par exemple : Outlook) – icalendar objet.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
idRendezvous
Long
Id de la réunion
Rendezvous
RendezVous
Informations sur la réunion
Com_RendezVous + Cor_PlannedEvent
User
User
Personne concernée
Dir_User
Explication de l’objet Rendezvous :
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Rendezvous.Populations
IList<Population>
Liste des participants
Com_RendezvousPopulation
Rendezvous.OrganizerMandatory
Bool
Présence de l’organisateur obligatoire ou non
Com_RendezVous
Rendezvous.Organizer
User
Informations sur l’organisateur
Dir_User
Rendezvous.Site
String
L’emplacement de la réunion
Com_RendezVous
Explication de l’objet Population :
Nom du paramètre
Type
Description
Table
Population.Type
String
Type du participant – groupe, utilisateur, rôle
Com_RendezvousPopulation
Population.EntityId
Long
Identifiant du participant
Com_RendezvousPopulation
Population. EntityName
String
Nom du participant
Com_RendezvousPopulation
Population.OptionBool
Bool
Présence du participant obligatoire ou non
Com_RendezvousPopulation
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Rendezvous
Rendezvous.Name
String
Nom de la réunion
Rendezvous.StartedOn
DateTime
Date de début de la réunion
Rendezvous.FinishedOn
DateTime
Date de fin de la réunion
Rendezvous.Site
String
Lieu de la réunion
Rendezvous.Organizer
User
Organisateur de la réunion
Rendezvous.Organizer.Name
String
Nom de l’organisateur
Rendezvous.Organizer.Mail
String
Mail de l’organisateur
Rendezvous.Rooms
IList<Room>
Salles de la réunion
Rendezvous.Materials
IList<Material>
Matériel de la réunion
User
User.FirstName
String
Prénom du destinataire
User.LastName
String
Nom du destinataire
Convocation à une réunion
Cette notification a pour but de prévenir une personne qu’il est convoqué à une réunion. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les participants à des réunions – envoi en copie possible aux hiérarchiques des participants.
L’évènement déclencheur qui envoi un mail de ce type :
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors d’une création d’une réunion.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail, un lien existe pour ajouter la réunion dans un planning d’un outil de gestion d’évènements (par exemple : Outlook) – icalendar objet.
Paramètres passés au mail : ce sont les mêmes informations que la notification précédente.
Champs dynamiques, utilisables dans le mail : ce sont les mêmes informations que la notification précédente.
Modification d’une réunion
Cette notification a pour but de prévenir une personne que la réunion a été modifiée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les participants à des réunions – envoi en copie possible aux hiérarchiques des participants.
L’évènement déclencheur qui envoi un mail de ce type :
Ajout/suppression de participants
Modification de la date de début
Modification de la date de fin
Modification de l’emplacement
Modification de la salle
Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors d’une modification d’une réunion – voir les conditions ci-dessus.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail, un lien existe pour modifier la réunion dans un planning d’un outil de gestion d’évènements (par exemple : Outlook) – icalendar objet.
Paramètres passés au mail : ce sont les mêmes informations que la notification précédente.
Champs dynamiques, utilisables dans le mail : ce sont les mêmes informations que la notification précédente.
Notifications utilisateurs
Demande de réinitialisation du mot de passe
Cette notification a pour but de faire une demande de réinitialisation du mot de passe pour un utilisateur du système.
Cette demande se fait à partir d’un lien dans la page de connexion : J’ai perdu mon mot de passe.
L’utilisateur arrive sur une page où le système lui demande son adresse mail OU son identifiant de la plate-forme, afin de lui envoyer ce mail. Lors de l’action du bouton Continuer, le système envoie immédiatement ce mail sur la boîte mail de la plate-forme ET sur la boîte externe de l’utilisateur.
Dans le contenu du mail par défaut, il contient comme informations :
En cliquant sur le lien dans le mail, l’utilisateur arrive sur une page où le système lui demande de saisir la clef de réinitialisation reçue. Dans le cas où la clef est correcte, le système lui demande de saisir un nouveau mot de passe. Il sera ensuite connecté normalement à la plateforme.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
User
EntityReference
Information sur l’utilisateur concerné
PassCode
String
Code saisi lors de la demande
UrlRecover
String
Url de réinitialisation du mot de passe
UrlRecoverWithCode
String
Url de réinitialisation du mot de passe en passant le code en GET
Login
String
Identifiant de connexion
Informations de connexion
Cette notification a pour but de donner les informations de connexion à chaque utilisateur. Elle concerne tous les utilisateurs de la plateforme cliente.
Un mail de ce type est envoyé qu’une seule fois par jour.
Les utilisateurs concernés sont ceux ayant une adresse mail, un identifiant de connexion, non supprimés (actif) et n’ayant pas reçu le mail auparavant.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail, l’information de connexion (identifiant) est affiché et un lien existe pour accéder à la page de connexion de la plateforme.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
User
Voir les paramètres principaux
Link
String
Lien vers la page de connexion avec le contexte application + domaine
Calculé
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
User
Voir les paramètres principaux
Informations de délégation
Cette notification a pour but de donner les informations de délégation à chaque utilisateur étant délégué d’autres personnes – notion de délégation dans la plateforme.
Un mail de ce type est envoyé aux utilisateurs lors d’une délégation, c’est-à-dire quand un responsable enregistre la fiche d’une délégation d’un utilisateur en mettant un remplaçant pendant une période d’absence. Il est envoyé qu’une seule fois par personne.
1 enregistrement de la fiche de délégation = 1 envoi du mail dans la boîte mail interne – externe selon le paramétrage de la notification (batch ou immédiat).
Dans le cas de plusieurs enregistrements à la suite et aucune modification apportée sur la fiche d’une délégation, aucun mail n’est renvoyé.
Par contre, une modification (le remplaçant ou la période) entraine un renvoi du mail lors de l’enregistrement.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail, les informations de délégation (utilisateur remplacé + période de remplacement) sont affichées.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
User
Voir les paramètres principaux
DelegatedUser
User
Informations sur l’utilisateur à déléguer
Dir_UserDelegation
Password
Voir les paramètres principaux
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
Destinataire = User
Voir les paramètres principaux
Utilisateur à déléguer = DelegatedUser
DelegatedUser.Name
String
Nom et prénom
DelegatedUser.FirstName
String
Prénom
DelegatedUser.LastName
String
Nom
DelegatedUser.Mail
String
Adresse mail
DelegatedUser.Delegation.StartedOn
DateTime ?
Date de début de la période
DelegatedUser.Delegation.FinishedOn
DateTime ?
Date de fin de la période
Mail envoyé à l’utilisateur lors d’une perte du mot de passe
Cette notification a pour but de donner les informations de connexion à un utilisateur lors d’une perte du mot de passe.
Cette demande se fait à partir d’un lien dans la page de connexion : J’ai perdu mon mot de passe - explication dans cette notification.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail, l’information de connexion (identifiant) est affiché.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
User
Voir les paramètres principaux
Mail envoyé à un administrateur quand un nouveau compte vient d’être activé
Cette notification a pour but de prévenir le responsable de la plateforme qu’un nouveau compte Utilisateur a été activé.
Le responsable de la plateforme est indiqué dans un paramètre de configuration saisi par un administrateur lors de la mise en place de la plateforme chez le client (non visible via l’interface) : L'adresse mail d'un administrateur qui reçoit les notifications d'activation de nouveau compte, par défaut, la valeur est : administration.suite5@bealink.com
Un mail de ce type est créé après qu’un utilisateur accède à la plateforme via le lien dans la notification de création de compte – notification suivante, et envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois pour une demande.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail par défaut, les informations du compte sont affichées.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
NewUser
NewUser
Le nouvel utilisateur créé lors de la demande
Dir_NewUser
User
Voir les paramètres principaux
Password
Voir les paramètres principaux
Explication de l’objet NewUser :
Nom du paramètre
Type
Description
Table
NewUser.Mail
String
Adresse mail
Dir_NewUser
NewUser.FirstName
String
Nom
Dir_NewUser
NewUser.LastName
String
Prénom
Dir_NewUser
NewUser.Login
String
Identifiant de connexion
Dir_NewUser
NewUser.WorkPhone
String
Téléphone fixe
Dir_NewUser
NewUser.MobilPhone
String
Téléphone portable
Dir_NewUser
NewUser.PasswordEncrypted
String
Mot de passe encrypté
Calculé
NewUser.PasswordClear
String
Mot de passe en clair
Calculé
NewUser.CreatedOn
DateTime
Date de la demande
Dir_NewUser
NewUser. ActivationPageUrl
String
url d’activation du compte
Calculé
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
User
User.Name
String
Nom et prénom du destinataire
User.Login
String
Login du destinataire
User.Mail
String
Email du destinataire
User.CreatedOn
DateTime
Date d’activation du compte
NewUser
NewUser.CreatedOn
DateTime
Date de la demande
Mail envoyé à un nouvel utilisateur qui demande un compte
Cette notification a pour but d’envoyer à un utilisateur la procédure d’activation de son compte sur la plateforme.
Un mail de ce type est envoyé à un utilisateur lorsqu’il renseigne un formulaire de demande d’inscription à la plateforme via un bouton Demande d’inscription sur la page de connexion. C’est un envoi immédiat sur l’adresse mail renseignée dans le formulaire.
Cette notification est paramétrable par domaine. La configuration de l’origine du mail est disponible par paramétrage dans le champs : L’adresse mail du ‘From’ par défaut.
Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour complèter la procédure d’activation de compte – notification liée.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
NewUser
NewUser
Le nouvel utilisateur créé lors de la demande
Dir_NewUser
Password
Voir les paramètres principaux
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
NewUser
NewUser.FirstName
String
Prénom du demandeur
NewUser.LastName
String
Nom du demandeur
User.Login
String
Identifiant du demandeur
NewUser.Mail
string
Email du destinataire
Password
Voir les paramètres principauxString
NewUser.CreatedOn
DateTime
Date de la demande
Mail envoyé quand une demande de création compte est en attente de validation
Cette notification a pour objectif de prévenir le(s) responsable(s) qu’une demande a été faite et qu’il faut la valider.
Un mail de ce type est envoyé à un responsable après qu’une demande ai été faite et activée. C’est un envoi immédiat aux personnes ayant le privilège valider les demandes de création de compte ou ceux du champ CC/CCi de la notification.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail par défaut, les informations du compte sont affichées.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
NewUser
NewUser
Le nouvel utilisateur créé lors de la demande
Dir_NewUser
Password
Voir les paramètres principaux
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
NewUser
NewUser.FirstName
String
Prénom du demandeur
NewUser.LastName
String
Nom du demandeur
User.Login
String
Identifiant du demandeur
NewUser.Mail
String
Email du destinataire
Password
Voir les paramètres principaux
NewUser.CreatedOn
DateTime
Date de la demande
Mail envoyé quand une demande de création compte vient d'être refusée
Cette notification a pour but de prévenir la personne que sa demande a été refusée par un responsable.
Un mail de ce type est créé après qu’un responsable refuse la demande lors de la validation. Le mail est envoyé immédiatement et qu’une seule fois pour une demande.
Cette notification est paramétrable par domaine.
Dans le contenu du mail par défaut, les informations du compte sont affichées.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
User
User
L’utilisateur ayant fait la demande
Dir_NewUser
User
Voir les paramètres principaux
Explication de l’objet NewUser :
Nom du paramètre
Type
Description
Table
NewUser.Mail
String
Adresse mail
Dir_NewUser
NewUser.FirstName
String
Nom
Dir_NewUser
NewUser.LastName
String
Prénom
Dir_NewUser
NewUser.Login
String
Identifiant de connexion
Dir_NewUser
NewUser.WorkPhone
String
Téléphone fixe
Dir_NewUser
NewUser.MobilPhone
String
Téléphone portable
Dir_NewUser
NewUser.PasswordEncrypted
String
Mot de passe encrypté
Calculé
NewUser.PasswordClear
String
Mot de passe en clair
Calculé
NewUser.CreatedOn
DateTime
Date de la demande
Dir_NewUser
NewUser.ActivationPageUrl
String
url d’activation du compte
Calculé
Paramètre passé
Champ utilisable
Type
Description
User
User.Name
String
Nom et prénom du destinataire
User.Login
String
Login du destinataire
User.Mail
String
Email du destinataire
User.CreatedOn
DateTime
Date d’activation du compte
Mail envoyé à un utilisateur à la suite d'un refus des conditions générales d'utilisation
La plateforme possède des conditions générales d’utilisation. Et cette notification est liée à la fonctionnalité de refus des CGU. Elle a pour but d’informer l’utilisateur de la prise en compte de son opposition à l’utilisation de la plateforme.
Un mail de ce type est envoyé à un utilisateur lorsqu’il refuse les CGU via le bouton Refuser dans la page. C’est un envoi immédiat sur l’adresse mail renseignée dans la fiche de l’utilisateur.
Dans le cas d’aucune adresse mail externe, le mail ne peut pas être envoyé à l’utilisateur. Par conséquent, l’utilisateur n’est pas informé vu qu’en plus aucune connexion n’est possible pour la consultation de ces mails sur son compte en interne (= compte désactivé).
Cette notification est paramétrable par domaine.
Nom du paramètre
Type
Description
Table
User
Voir les paramètres principaux