Besoins de formation

Importer les besoins de formation

Ouvrez le menu Paramètres > Importer des données

Importer les besoins de formation

Format du fichier

Sélectionnez le format de fichier pour cet import: CSV file, format Syfadis, les besoins de formation.

Par conséquent, ce fichier est au format texte. L’encodage est ANSI par défaut, mais il peut être modifié.

Sélectionnez un séparateur pour les colonnes pouvant contenir plusieurs valeurs. Par défaut, nous utilisons le " | ".
Sélectionnez un séparateur pour les colonnes (habituellement "," ou "; ").
Cochez ou décochez les deux options :
- Importer la première ligne du fichier (qui parfois peut être les libellés des colonnes).
- Avec prévisualisation des résultats. Vous pouvez visualiser l’import avant son exécution.
Options de prise en charge des opérations. Cochez la ou les cases afin d’importer des insertions (créations) ou les mises à jour pour cet import.

Le contenu d’un fichier

Les colonnes prises en compte dans le fichier à importer sont définies dans un paramètre de configuration dans la page configuration, noeud « Import de données Le plan prévisionnel ».

Ce paramètre est « Ordre des colonnes pour fichier CSV, format Syfadis, les besoins de formation » et a comme valeur par défaut :

ExternalId;PrimaryDomain.Domain.ExternalId;StrategicObjective.StrategicObjective.Domain_ExternalId;StrategicObjective.StrategicObjective.ExternalId;StrategicObjective.StrategicObjective.Name;NamedNeed;Users.User.ExternalId;UserCount;UserCategory;UserGrade;Structure.Structure.ExternalId;Project.Project.ExternalId;TeamManager_ExternalId;Establishment.Establishment.ExternalId;TrainingIdentifiedNeed;Training.Training.ExternalId;Name;Theme.TrainingTheme.ExternalId;Theme.TrainingTheme.Name;PriceByUser;Duration.Scale;Duration.Length;TrainingNeedCategory;TrainingProvider;CourseLocation;Priority;CreatedOn;Demander_ExternalId;StartedTrainingOn;Description;Type;Qualification;Recommendation;ArbitrationState;ArbitrationDescription;TrainingRequestType;OrganisationModality;Quarter;OptionalField1;OptionalField2;OptionalField3;OptionalField4;OptionalField5;OptionalEnumField1;OptionalEnumField2;OptionalEnumField3;OptionalEnumField4;OptionalEnumField5;Job.Job.ExternalId;ContractType;ProvisionalPlan.ProvisionalPlan.ExternalId

L’ordre des colonnes est important pour le mécanisme d’import !
Un fichier d’exemple est fourni en complément dans le répertoire de cette documentation.

A travers cet import, voici les entités pouvant être créées ou mises à jour :

Besoin de formation : TrainingNeed
Axe stratégique : StrategicObjective
Thème : Theme

Règles de cet import

Plan dont la date de fin de l’exercice fiscale n’est pas dépassée
Pour un besoin nominatif = 1 ligne par utilisateur obligatoirement

Conditions d’un rejet d’une ligne – import d’un besoin : un message d'avertissement dans le fichier de rejet

Aucune indication d’un plan pour un besoin
Plan prévisionnel avec l'exercice fiscal dépassé (date de fin)
N plans prévisionnels avec le même code d’import
Dans le cas d’un import avec un axe stratégique, celui doit être connu du plan : un message d'avertissement dans le fichier de rejet sinon

Voici un descriptif des colonnes prévues dans le fichier d’import dans le standard :

Colonnes

Obligatoire

Valeurs Multiples

Explication

ExternalId

Identifiant du besoin – non visible dans l’application, c’est un identifiant technique qui permet d’effectuer des mises à jour lors d’imports successifs.

PrimaryDomain.Domain.ExternalId

Domaine de gestion du besoin (dans le cas de non renseigné et si la localisation des besoins par domaine est activée, c'est le domaine principale du bénéficiaire, sinon c'est le domaine racine)

StrategicObjective.StrategicObjective.Domain_ExternalId

Domaine de gestion de l'axe stratégique (dans le cas de renseigner, doit avoir la même valeur que précédemment)

StrategicObjective.StrategicObjective.Name

Nom de l’axe stratégique

NamedNeed

Booléen pour savoir si c’est un besoin nominatif ou non – valeurs possibles :

True : besoin nominatif
False : besoin non nominatif

Users.User.ExternalId

X *

Identifiant externe d’un utilisateur concerné - Obligatoire dans le cas d’un besoin nominatif

UserCount

Nombre d'utilisateurs concernés par le besoin pour un besoin non nominatif

UserCategory

Catégorie socio-professionelle dans le cas d'un besoin non nominatif

UserGrade

Grade dans le cas d’un besoin non nominatif

Structure.Structure.ExternalId

Identifiant externe de la structure ciblée par le besoin dans le cas d'un besoin non nominatif

Project.Project.ExternalId

Identifiant externe du projet ciblé par le besoin dans le cas d'un besoin non nominatif

TeamManager_ExternalId

Identifiant externe du responsable de l’équipe dans le cas d'un besoin non nominatif

Establishment.Establishment.ExternalId

Identifiant externe de l’établissement dans le cas d'un besoin non nominatif

TrainingIdentifiedNeed

Booléen pour savoir si c’est un besoin identifié catalogue ou non – valeurs possibles :

True : besoin identifié
False : besoin non identifié

Training.Training.ExternalId

X *

Identifiant externe de la formation dans le cas d'un besoin identifié - Obligatoire dans le cas d’un besoin identifié

Name

X *

Nom du besoin - Obligatoire dans le cas d’un besoin non identifié

Theme.TrainingTheme.ExternalId

Identifiant externe du thème du besoin dans le cas d'un besoin non identifié

Theme.TrainingTheme.Name

Nom du thème dans le cas d'un besoin non identifié

PriceByUser

Prix par utilisateur dans le cas d'un besoin non identifié

Duration.Scale

Echelle de la Durée estimée dans le cas d'un besoin non identifié – valeurs possibles :

1 = Millisecondes
2 = Secondes
3 = Minutes
4 = Heures
5 = Jours
6 = Semaines
7 = Mois
8 = Années

Duration.Length

Durée estimée de la formation dans le cas d'un besoin non identifié

TrainingNeedCategory

Catégorie du besoin – valeurs possibles selon le client, énumération à mettre à jour par le client

TrainingProvider

Organisme de formation souhaité

CourseLocation

Lieu de formation souhaité

Priority

Priorité du besoin – valeurs possibles :

1 = Souhaité
2 = Important
3 = Indispensable

CreatedOn

Date de création du besoin (dans le cas de non renseigné, ce sera la date du traitement de l'import)

Demander_ExternalId

Identifiant externe de l'utilisateur qui a exprimé le besoin (dans le cas de non renseigné, c'est l'utilisateur ayant importé le fichier qui sera pris en compte)

StartedTrainingOn

Date souhaitée pour l'accomplissement du besoin

Description

Description détaillée du besoin

Type

Type du besoin – valeurs possibles :

1 = Individuel
2 = Collectif

Qualification

Qualification – valeurs possibles :

1 = Corporate
2 = Recrutement
3 = Mobilité
4 = Projet
5 = Formation technique

Recommendation

Avis – valeurs possibles :

1 = Favorable
2 = Non favorable

ArbitrationState

Etat d’arbitrage – valeurs possibles :

1 = Accepté
2 = Refusé
3 = Reporté

ArbitrationDescription

Justification sur l’avis donné

TrainingRequestType

Formation acceptée au titre de – valeurs possibles :

1 = Plan de formation
2 = CPF
3 = Période de prof.

OrganisationModality

Mode d’organisation – valeurs possibles :

1 = Intra-entreprise
2 = Inter-entreprise
3 = Interne

Quarter

Période de l’année – valeurs possibles :

0 = 1^er trimestre, Janvier – Mars
1 = 2^ème trimestre, Avril – Juin
2 = 3^ème trimestre, Juillet – Septembre
3 = 4^ème trimestre, Octobre – Décembre

OptionalField1 (… OptionalField5)

Champ optionnel de type texte – de 1 à 5 champs possibles

OptionalEnumField1 (…OptionalEnumField5)

Champ optionnel de type énumération – de 1 à 5 champs possibles

Job.Job.ExternalId

Identifiant externe d’un emploi ciblé par le besoin dans le cas d'un besoin non nominatif

ContractType

Type de contrat – valeurs possibles :

1 = CDI
2 = CDD
3 = Contrat de travail temporaire
4 = Contrat de travail intermittent
5 = Contrat d’apprentissage
6 = Contrat unique d’insertion

ProvisionalPlan.ProvisionalPlan.ExternalId

X *

Identifiant externe du plan du besoin à importer - Obligatoire

Informations complémentaires sur des colonnes

Durée estimée : Si la durée est à fournir, il faut obligatoirement renseigner les 2 colonnes concernées, Duration.Scale + Duration.Length.
Thème : Si l’identifiant défini dans le fichier ne correspond pas à un thème existant dans l’application, le thème sera créé, bien évidemment, dans ce cas, il faut obligatoirement renseigner le nom du thème, sinon le thème ne sera pas créé. Si l’identifiant défini dans le fichier correspond à un thème existant dans l’application et que le nom renseigné n’est pas le même, le thème sera mis à jour avec le nouveau nom renseigné.
Domaine de gestion : Par défaut, un besoin de formation se positionne dans le domaine racine – aucune localisation par domaine.

Cependant, il est possible de les cloisonner par domaine via un paramètre de configuration à activer. De ce fait, le tableau suivant informe le domaine pris en compte pour un besoin lors des traitements :

Domaine pris en compte

Import de besoins

Domaine renseigné dans l’import

Domaine de l’import

Domaine non renseigné dans l’import

Besoin nominatif

Domaine principal du bénéficiaire

Domaine non renseigné dans l’import

Besoin non nominatif

Domaine du plan

Paramètre de configuration : « Localiser les besoins de formation par domaine »

Code d’import

Fonctionnement mis en place pour la gestion du code d’import lors d’une gestion manuelle d’un besoin de formation par la suite dans l’application :

Pour un besoin non nominatif ET 5 collaborateurs : aucun changement = code d’import conservé.
Pour un besoin nominatif ET 1 seul utilisateur : aucun changement = code d’import conservé.
Pour un besoin nominatif ET 3 utilisateurs identifiés : code d’import vidé du fait de la décomposition du besoin en 3 besoins nominatifs après enregistrement.
Pour un besoin, lors d’une duplication « Enregistrer et copier » : code d’import vidé pour le nouveau besoin créé.

Coûts sur un besoin

Lors d’un import de besoins, il est possible pour un contexte particulier de gérer des coûts pour une gestion du prévisionnel côté budgétaire.

En effet, pour un besoin référençant une formation (type catalogue), dans le cas de coûts déjà existant sur la formation, ces coûts vont être mis sur le besoin afin de faciliter la saisie et ainsi avoir rapidement un aperçu sur le coût total.

Fonctionnement mis en place lors d’un import de besoins :

Fonctionnement pur d’un besoin catalogue
Fonctionnement seulement dans le cas de l’option activée : Activer les coûts par nature de coût sur les besoins de formation
Dans le cas de coûts existant sur un besoin : aucun changement, les coûts de la formation non redescendus sur le besoin
Dans le cas d’aucun coût sur le besoin : les coûts de la formation redescendent

Règles sur les coûts redescendus

Pour un coût individuel attaché à la formation, côté besoin = un coût en prenant en compte pour le prix individuel du coût, ainsi que la nature de coût et le libellé.
Pour un coût collectif attaché à la formation, côté besoin = un coût en prenant en compte la nature de coût, le libellé, et pour le prix un système propose un prix le plus proche de la réalité :
- Prix = le prix du coût / capacité d’accueil de la formation (si l’information est connue).
- Prix = le prix du coût / paramètre (dans le cas où la capacité d’accueil n’est pas renseignée sur la fiche formation).
Paramètre de configuration : Capacité d'accueil par défaut d'une formation pour le calcul des coûts d'un besoin de formation.
Gestion applicative
Valeur par défaut = 10

Paramétrages

La licence

Clé de licence : Module.Finance

Privilèges

Privilège

Emplacement

Scope

Importer des données (fichiers)

Paramètres

Application

Paramètres de configuration

Paramètre de configuration

Emplacement

Valeur par défaut

Ordre des colonnes pour Fichier CSV, format Syfadis, les besoins de formation

Import de données Le plan prévisionnel

ExternalId;PrimaryDomain.Domain.ExternalId;StrategicObjective.StrategicObjective.Domain_ExternalId; StrategicObjective.StrategicObjective.ExternalId;

StrategicObjective.StrategicObjective.Name;NamedNeed;Users.User.ExternalId;UserCount;UserCategory;

UserGrade;Structure.Structure.ExternalId;Project.Project.ExternalId;TeamManager_ExternalId;

Establishment.Establishment.ExternalId;TrainingIdentifiedNeed;Training.Training.ExternalId;Name;

Theme.TrainingTheme.ExternalId; Theme.TrainingTheme.Name;PriceByUser;Duration.Scale;

Duration.Length;TrainingNeedCategory;TrainingProvider;CourseLocation;Priority;CreatedOn;Demander_ExternalId;

StartedTrainingOn;Description;Type;Qualification;Recommendation;ArbitrationState;ArbitrationDescription;

TrainingRequestType;OrganisationModality;

Quarter;OptionalField1;OptionalField2;OptionalField3;OptionalField4;

OptionalField5;OptionalEnumField1;OptionalEnumField2;OptionalEnumField3;OptionalEnumField4;

OptionalEnumField5;Job.Job.ExternalId;ContractType;ProvisionalPlan.ProvisionalPlan.ExternalId