Inscriptions aux formations

Importer les inscriptions aux formations

Ouvrez le menu Paramètres > Importer les données

Importer les inscriptions aux formations

Le format du fichier

Sélectionnez le format de fichier pour cet import: CSV/TXT file, format Syfadis, les inscriptions aux formations. Ce fichier est au format texte. L’encodage est ANSI par défaut, mais il peut être modifié.
Sélectionnez un séparateur pour les colonnes (habituellement "," ou "; ").
Cochez ou décochez les deux options :
- Importer la première ligne du fichier (qui parfois peut être les libellés des colonnes).
- Avec prévisualisation des résultats. Vous pouvez visualiser l’import avant son exécution.
Options de prise en charge des opérations. Cochez la ou les cases afin d’importer des insertions (créations) ou les mises à jour pour cet import

Le contenu d’un fichier

Les colonnes prises en compte dans le fichier à importer sont définies dans un paramètre de configuration dans la page configuration, noeud Import de données > Les formations.

Ce paramètre est Ordre des colonnes pour fichier CSV, format Syfadis, les inscriptions aux formations et a comme valeur par défaut :

ExternalId;User.User.ExternalId!;TrainingSession.TrainingSession.ExternalId;LmsLastScore;LmsTimeSpend;LmsProgressPercent;LmsSuccess;LmsLastAccessedOn;LmsSuccessDate;Extension.TraineeExtension.ExternalId;Extension.TraineeExtension.OptionalField1;Extension.TraineeExtension.OptionalField2;Extension.TraineeExtension.OptionalEnumField1;Extension.TraineeExtension.OptionalDecimalField1;Extension.TraineeExtension.OptionalDateField1

L’ordre des colonnes est important pour le mécanisme d’import !

Pour chaque ligne du fichier, il existe quelques règles :

Les champs « ExternalId », « User.User.ExternalId! » et « TrainingSession.TrainingSession.ExternalId » sont obligatoires sinon les données ne sont pas importées (lues).
L’ordre des colonnes est figé. Si vous n’avez pas d’information à déposer dans une colonne, il faut la laisser vide, ne pas la supprimer.

Un fichier d’exemple est fourni en complément dans le répertoire de cette documentation.

Voici un descriptif des colonnes prévues dans le fichier d’import dans le standard :

Colonnes

Obligatoire

Valeurs multiples

Explication

ExternalId

Identifiant de l’inscription – non visible dans le logiciel, c’est un identifiant technique qui permet d’effectuer des mises à jour lors d’imports successifs.

User.User.ExternalId!

Identifiant de l’utilisateur concerné par cette inscription – non visible dans le logiciel

TrainingSession.TrainingSession.ExternalId

Identifiant de la session de formation concerné par cette inscription – non visible dans le logiciel

LmsLastScore

Dernier score obtenu

LmsTimeSpend

Durée passée – valeur en minutes

LmsProgressPercent

Progression en pourcentage – valeurs possibles de 0 à 100.

LmsSuccess

Réussite de l’inscription – validé ou non – valeurs possibles :

0 = Non défini
1 = Oui – validé
2 = Non – Non validé

LmsLastAccessedOn

Date du dernier accès à la plateforme – format : jj/mm/aaaa hh:mm

LmsSuccessDate

Date de la réussite – format : jj/mm/aaaa hh:mm

Informations complémentaires sur des colonnes

ExternalID (Trainee) : Si l’identifiant défini dans le fichier ne correspond pas à une inscription existante dans l’application, l’inscription sera créé, bien évidemment, dans ce cas, il faut obligatoirement renseigner l’identifiant Utilisateur et l’identifiant de la session concernés. Si l’identifiant défini dans le fichier correspond à une inscription existante dans l’application et que la session renseignée n’est pas la même, l’inscription sera mise à jour avec la nouvelle session renseignée (selon certaines conditions – voir chapitre suivant).
Identifiant de l’utilisateur : Si l’identifiant défini dans le fichier ne correspond pas à un utilisateur existant dans l’application, l’inscription n’est pas importée. De plus, cette colonne contient un « ! » à la fin, toutes colonnes ayant ce caractère signifie que la mise à jour de cette propriété n’est pas possible lors d’une mise à jour – lors d’un 2^ème import par exemple sur une même inscription. Cette colonne est obligatoire.
Identifiant de la session : Si l’identifiant défini dans le fichier ne correspond pas à une session existante dans l’application, l’inscription n’est pas importée.

Les cas possibles lors d’un import

Les rejets

Lors d’un import, voici les rejets possibles pour 1 inscription :

La session mise dans le fichier ne pointe pas vers la même formation que la session d’origine de l’inscription
La session mise dans le fichier est clôturée ou supprimée ou annulée, aucune inscription possible
Une inscription existe déjà pour cet utilisateur dans la session cible
La session est pleine, aucune place disponible

Autres cas

Lors d’un import, voici les cas possibles pour 1 inscription :

Une inscription supprimée dans plateforme sera restaurée après l’import de celle-ci (par contre, aucun message de restauration dans le fichier d'import de sortie)
Sur un import d’une inscription supprimée liée à une session supprimée ou clôturée ou annulée d’origine dans la plateforme, l’inscription est restaurée et faite (par contre, aucun message de restauration dans le fichier d'import de sortie)
Pour une personne en liste d'attente sur une session, l'inscription sera créée, par contre, la personne restera en liste d'attente pour cette session (aucune suppression de la personne dans la liste d'attente - c'est le même fonctionnement par l'interface)
Sur un import avec changement de session, dans le cas où l’apprenant a déjà commencé sa formation (tracking existant), les informations de suivi ne correspondent plus à la nouvelle session importée. Par conséquent, après l’import, lorsque l’apprenant accédera à sa formation, une modification des informations de suivi est réalisée afin d’être cohérent avec la nouvelle session.

Les notifications

Lors d’un 1^er import, en création, la notification principale envoyée lors du batch est : « Convocation à une session de formation ».

Lors d’un 2^ème import et sur des changements de session, la notification principale envoyée lors du batch est : « Modification d'une convocation » (l'annulation ou la convocation simple ne sont pas concernées par cet import).

Ensuite, selon le paramétrage dans les notifications et les dates de sessions/inscriptions, les notifications suivantes sont envoyées normalement lors du batch :

Rappel d'une inscription
Rappel d'une séance présentielle
Relance de l'apprenant n'ayant pas démarré sa formation
Relance de l'apprenant n'ayant pas fini sa formation

Pour les utiliser dans la plateforme, ne pas oublier de les activer !

Paramétrages

La licence

Aucune licence

Privilèges

Privilège

Emplacement

Scope

Importer des données (fichiers)

Paramètres

Application

Paramètres de configuration

Paramètre de configuration

Emplacement

Valeur par défaut

Ordre des colonnes pour fichier CSV, format Syfadis, les inscriptions aux formations

Import de données > Les inscriptions aux formations

ExternalId;User.User.ExternalId!;TrainingSession.TrainingSession.ExternalId;LmsLastScore;LmsTimeSpend;LmsProgressPercent;LmsSuccess; LmsLastAccessedOn;LmsSuccessDate;Extension.TraineeExtension.ExternalId;Extension.TraineeExtension.OptionalField1;Extension.TraineeExtension.OptionalField2; Extension.TraineeExtension.OptionalEnumField1;Extension.TraineeExtension.OptionalDecimalField1;Extension.TraineeExtension.OptionalDateField1